Wieso werden mir im Outlook nicht alle E-Mails angezeigt?

Durch den Exchange-Cache-Modus wird die Verwendung von Exchange-Konten in Outlook optimiert. Dabei wird eine lokale Kopie des Postfachs auf dem Computer gespeichert, damit Sie zügig auf Ihre Daten zugreifen können, auch wenn Ihre Netzwerkverbindung langsam oder nicht verfügbar ist. Die Kopie wird regelmäßig über den Exchange-Server aktualisiert.

Wenn Sie den Outlook-Client im „Exchange-Cache-Modus“ verwenden, werden nur Nachrichten mit einem bestimmten Alter (standardmäßig zwölf Monate) im Client angezeigt. Die restlichen E-Mails sind ausschließlich auf dem Server verfügbar und können in der Weboberfläche https://groupware.fau.de/owa/ angezeigt werden.

Diesen Zeitraum können Sie über den Reiter Datei in den Kontoeinstellungen erweitern. Mit einem Doppelklick auf Ihre Adresse (oder diese auswählen und auf Ändern) haben Sie die Möglichkeit, die Einstellung für den Cache-Modus anpassen. Wenn Sie alle E-Mails im Outlook erscheinen lassen wollen, verschieben Sie den Regler ganz nach rechts (Alle). Wenn Sie den Haken bei Exchange-Cache-Modus verwenden entfernen, deaktivieren Sie den Modus und Ihr Outlook-Client ist dauerhaft im mit dem Exchange-Server verbunden. Zuletzt müssen Sie den Outlook-Client neu starten.

   

 

Wie richte ich eine Stellvertretung für mein Postfach ein?

Voraussetzung für eine Stellvertretung ist, dass die zu berechtigte Person ebenfalls ein persönliches Exchange-Postfach besitzt sowie ein Microsoft Outlook unter Windows verwendet.

Zugriffsrechte für andere Personen auf bestimmte Ordner in Ihrem Postfach, können Sie erteilen, indem Sie im Reiter Datei und auf Kontoeinstellungen gehen und den Punkt Zugriffsrechte für Stellvertretung auswählen. Wenn Sie einen Benutzer ausgewählt haben, können Sie die gewünschten Berechtigungen einstellen.

• Keine
• Prüfer (Elemente lesen)
• Autor (Elemente lesen und erstellen)
• Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern)

Wenn Sie den Haken bei Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden setzen, wird die berechtigte Person per Mail über die erteilten Rechte informiert.

Damit der Ordner dauerhaft bei der berechtigten Person angezeigt wird, können Sie den Ordner als „sichtbar“ konfigurieren. Dafür wählen Sie im Postfach Ihre E-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste aus und gehen auf Ordnerberechtigungen. Wenn Sie im Reiter Berechtigungen sind, wählen Sie über Hinzufügen die entsprechende Person aus und setzen bei Sonstiges den Punkt Ordner sichtbar den Haken. Schließen Sie den Vorgang mit OK ab.

Die Person mit der Stellvertreterberechtigung kann im Anschluss über den Reiter Datei, in der linken Spalte Öffnen und Exportieren, den Punkt Ordner eines anderen Benutzers wählen. Hier kann mithilfe von Name das Postfach und der entsprechender Ordner ausgewählt und geöffnet werden.

Wie wandele ich mein Exchange-Postfach in ein FAUMail-Postfach (Dovecot) um?

Wenn Sie statt Ihres Exchange-Postfach ein FAUMail-Postfach verwenden möchten, dann können Sie das bei postmaster@fau.de oder exchange@fau.de beantragen. Wir legen für Sie ein FAUMail-Postfach (Dovecot) an. Nachdem wir uns bei Ihnen wieder gemeldet haben, müssen Sie die Zustellung im Exchange und im IdM anpassen. Geben Sie uns nach der Anpassung der Zustellung kurz Bescheid und wir setzen die Migration für die folgende Nacht an. Nach erfolgreicher Migration, löschen wir das Exchange-Postfach.

Zustellung in Exchange ändern:

Damit alle E-Mails, welche bei dem persönlichen Exchange-Postfach eingehen, auf eine andere E-Mail-Adresse umgeleitet werden, muss zusätzlich eine Posteingangsregel definiert werden. Hierzu nutzen Sie am besten die Outlook Web App (OWA) und melden Sie sich dort mit Ihrer Benutzerkennung und dem entsprechenden Passwort an.
Über das Zahnrad und anschließend Optionen gelangen Sie in das Konfigurationsmenü. Dort müssen Sie den Menüpunkt E-Mail und Automatische Verarbeitung ausklappen und können anschließend dann unter Posteingangs- und Aufräumregel mittels + eine neue Regel erstellen. Geben Sie der Regel ein passenden Namen, wählen als Bedingung Auf alle Nachrichten anwenden und anschließend die Aktion Nachricht weiterleiten an. Daraufhin erscheint das Adressbuch, welches Sie getrost ignorieren können. Geben Sie einfach bei Nachricht weiterleiten an die Adresse <IdM-Kennung>@dcm.uni-erlangen.de ein (Max Mustermann mit der Exchange-Benutzerkennung ex56hgaf –> ex56hgaf@dcm.uni-erlangen.de). Als Letztes müssen Sie noch auf Speichern klicken und mit OK die Einstellung bestätigen.

Eine detaillierte und illustrierte Anleitung zur Weiterleitung von E-Mails finden Sie ebenfalls auf unserer Seite unter Weiterleiten von E-Mails in der Outlook Web App (OWA). Vergessen Sie bitte nicht, dass die Weiterleitungsadresse <IdM-Kennung>@dcm.uni-erlangen.de ist.

Zustellung im IdM ändern:

Als Erstes sollten Sie sich im IdM anmelden. Wenn Sie im Self Service sind, müssen Sie in der linken Spalte den Punkt E-Mail auswählen. Wenn Sie nun bei Ihrer E-Mail-Adresse das Lupen-Symbol auswählen, können Sie die Zustelloption ändern. Hier müssen Sie FAUMail-Postfach (Dovecot) anwählen und das Microsoft-Exchange-Postfach abwählen.

 

Die Anmeldung an Ihr FAUMail-Postfach erfolgt über die Weboberfläche https://faumail.fau.de/. Anleitungen zum Einrichten Ihres FAUMail-Postfach finden Sie unter FAUMail.

Wie wandele ich mein FAUMail-Postfach (Dovecot) in ein Exchange-Postfach um?

Personen mit einem Beschäftigungsverhältnis an der FAU, die noch nicht im Besitz eines persönlichen Exchange-Postfachs sind, können im IdM-Portal unter Anfragen/Aufgaben ein solches beantragen.

Verfügen Sie bereits über ein FAUMail-Postfach, dann erscheint der Hinweis, dass Sie lediglich ein Postfach nutzen dürfen und Sie müssen die Migration Ihrer Nachrichten daher bestätigen.

Daraufhin wählen Sie im IdM-Portal unter E-Mail über die Lupe Ihre E-Mail-Adresse aus, setzen die Zustellung auf Microsoft-Exchange-Postfach und entfernen jene an das FAUMail-Postfach (Dovecot).

Die Migrationen werden gewöhnlich nachts um etwa 23 Uhr gestartet. In der Regel steht Ihnen das Exchange-Postfach am nächsten Morgen zur Verfügung.

Das FAUMail-Postfach wird automatisch nach 50 Tagen gelöscht, sofern kein Zugriff erfolgt. Falls Sie sich z.B. nach 49 Tagen wieder an Ihrem FAUMail-Postfach anmelden, beginnt die 50-Tage-Frist von vorne. Da nach der Migration an das FAUMail-Postfach keine neuen E-Mails mehr zugestellt werden, hat eine Anmeldung für Sie keinen Mehrwert.

Die Anmeldung an Ihr Exchange-Postfach erfolgt über die Weboberfläche https://groupware.fau.de/owa/. Anleitungen zum Einrichten Ihres Exchange-Postfach finden Sie unter Exchange.

Für den Fall, dass Sie von Ihrem Exchange-Postfach zurück zu Ihrem FAUMail-Postfach wechseln möchten, melden Sie sich bitte bei exchange@fau.de.

Wie behebe ich das Problem, dass Outlook trotz S/MIME-Zertifikat nicht verschlüsselt?

Um verschlüsselte E-Mails versenden zu können benötigen Sie ein S/MIME-Zertifikat als auch den öffentlichen Schlüssel des Empfängers. Gewöhnlich erhalten Sie den öffentlichen Schlüssel automatisch durch eine signierte E-Mail der anderen Person. Jedoch kommt es immer wieder mal vor, dass Outlook trotzdem die Mail nicht verschlüsselt versenden kann.
Um die E-Mail dennoch verschlüsselt versenden zu können, müssen Sie bei der S/MIME-signierten E-Mail der Person zunächst deren Zertifikat exportieren, anschließend einen Kontakteintrag für die Person anlegen und zum Schluss das Zertifikat importieren.

Zertifikat exportieren

Gehen Sie auf das rote Siegel-Symbol, das die digitale Signatur des Absenders kennzeichnet, und wählen anschließend Details aus. Nachdem Sie Signierer:email-adresse@fau.de auswählen und im Anschluss Details anzeigen und Zertifikat anzeigen anklicken, müssen Sie erneut auf Details und zuletzt In Datei kopieren gehen. Wählen Sie hier das Standard-Format (.DER bzw. .CER) und geben den gewünschten Dateinamen und Speicherort an.

Kontakt anlegen

Daraufhin müssen Sie für die Person im Outlook einen Kontakt anlegen. Öffnen Sie die E-Mail, gehen Sie mit Rechtsklick auf die Person und wählen hier Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Outlook erstellt dann automatisch einen Kontakteintrag der Person.

Zertifikat importieren

Nachdem der Kontakt erstellt und ausgewählt wurde, können Sie im Reiter Kontakt, in der Gruppe Anzeigen, Zertifikate auswählen. Hier müssen Sie in der rechten Spalte Importieren und danach das entsprechende Zertifikat auswählen. Vergessen Sie nicht, den Kontakteintrag zu speichern.

Jetzt können Sie eine neue E-Mail öffnen und den Kontakt als Empfänger auswählen. Sie müssen nur die Verschlüsselung aktivieren und die E-Mail absenden.

Wie kann ich einen Kalender für eine oder mehrere Personen freigeben?

Die Frei-/Gebucht-Zeiten sind standardmäßig freigegeben. Durch diese Freigabe wird die Terminsuche mit anderen Personen einfacher. In internen Arbeitsgruppen kann sich durchaus eine personenbezogene Freigabe von weiteren Details an Kollegen lohnen. Lesenden Zugriff auf den Hauptkalender kann in vielen Fällen hilfreich sein. Schreibenden Zugriff auf den Hauptkalender macht in wenigen Fällen Sinn (z.B. Terminverwaltung des Professors durch das Sekretariat). Um einen Termin mit einer Person zu vereinbaren, empfehlen wir den „offiziellen“ Weg über eine Terminanfrage in Outlook, was keinerlei Rechte auf den Kalender des Kommunikationspartners erfordert.

Die Erteilung von Vollzugriff auf einen weiteren persönlichen Kalender ergibt des Öfteren Sinn. Die nachfolgende Anleitung beschreibt die dafür notwendigen Schritte. Die Arbeitsschritte sind unabhängig davon, ob Sie den Hauptkalender oder einen weiteren persönlichen Kalender freigeben.

Melden Sie sich zuerst mit Ihrer IdM-Kennung und dem entsprechenden Kennwort an das Exchange-Postfach über die Outlook Web App (OWA) an. Eine Kalenderfreigabe für andere Personen können Sie einrichten, indem Sie in die Kalenderansicht wechseln und dort den entsprechenden Kalender mit Rechtsklick auswählen. Anschließend wählen Sie Freigabeberechtigungen aus.

Hier können Sie die zu berechtigenden Personen eintragen und anschließend dort zwischen den Berechtigungen Alle Details (Lesender Zugriff) und Bearbeiter (Schreibender Zugriff) auswählen. Alle berechtigten Benutzer werden abschließend per E-Mail benachrichtigt.

Diese Einladung zur Freigabe kann sowohl über Outlook als auch über die OWA angenommen werden. Die Annahme der Einladung in der OWA führt dazu, dass der freigegebene Kalender unter Weitere Kalender ganz unten aufgeführt wird und auch im Outlook unter Andere Kalender erscheint. Bei Annahme der Einladung im Outlook erscheint der Kalender dann ganz unten in Freigegebene Kalender, in der OWA erscheint der Kalender unter Kalender von Personen.

Eine Freigabe über Outlook funktioniert ähnlich, kann jedoch nur über Outlook (nicht in der OWA!) angenommen werden.

Hinweis:
Eine Bearbeiterberechtigung (Schreibzugriff) kann nur an Inhaber eines Exchange-Postfachs vergeben werden.
Wenn Sie den Kalender für einen Nutzer ohne Exchange-Postfach freigeben, wird ein ICS- und HTML-Link erstellt und an den jeweiligen Nutzer versandt. Jede Person, die diesen Link erhält, kann ohne Passwortabfrage auf den Kalender ausschließlich lesend zugreifen.

Wie veröffentliche ich einen Kalender (ICS-Feed)?

Mithilfe eines ICS-Feed können Sie einen Kalender veröffentlichen, z. B. um Termine (Veranstaltungen, Prüfungstermine, etc.) auf Ihrer Webseite einzubinden.

Um ein Kalender zu veröffentlichen und den ICS-Feed zu erhalten, müssen Sie zuerst in der Outlook Web App (OWA) über das Zahnrad (oben rechts) in die Optionen. Wenn Sie im Menüpunkt Kalender unter Geteilte Kalender auf dem Punkt Kalenderveröffentlichung gehen, können Sie den entsprechenden Kalender und die Berechtigungen auswählen.

Sie können folgende Berechtigungen einstellen:

• Nicht freigegeben: Benutzer kann auf den Kalender nicht zugreifen
• Nur Verfügbarkeit: Benutzer sieht nur Frei-, Gebucht- und Mit Vorbehalt-Zeiten
• Eingeschränkte Details: Benutzer sieht Betreff und Ort der Termine
• Alle Details: Benutzer sieht alle Informationen aus den Terminen

Nachdem Sie den Kalender und die Berechtigung ausgewählt und gespeichert haben erscheint unten der Link im HTML- und ICS-Format.

Wie lösche ich unzustellbare E-Mail-Adressen aus der Outlook-Autovervollständigung?

Immer wieder kommt es vor, dass E-Mails nicht zugestellt werden können und folgende Fehlermeldung erscheint:

Fehler bei der Nachrichtenzustellung an folgende Empfänger oder Gruppen:

Mustermann,
Max<mailto:IMCEAEX-_O%3DFAU_OU%3DEXCHANGE%2B20ADMINISTRATIVE%2B20GROUP%2B20%2B28FYDIBOHF23SPDLT%2B29_CN%3DRECIPIENTS_CN%3DabXcdfg@exch.fau.de>
Die eingegebene E-Mail-Adresse konnte nicht gefunden werden. Überprüfen Sie die
E-Mail-Adresse des Empfängers, und versuchen Sie, die Nachricht erneut zu senden.
Wenden Sie sich an den Helpdesk, falls das Problem weiterhin besteht.


Diagnoseinformationen für Administratoren:

Generierender Server: mbx3.exch.fau.de

IMCEAEX-_O=FAU_OU=EXCHANGE+20ADMINISTRATIVE+20GROUP+20+28FYDIBOHF23SPDLT+29_CN=RECIPIENTS_CN=abXcdfg@exch.fau.de
#550 5.1.1 RESOLVER.ADR.ExRecipNotFound; not found ##

Problem:

Outlook bietet eine Autovervollständigungsfunktion, um die Arbeit im E-Mail-Schriftverkehr zu erleichtern. Dazu nutzt Outlook eine Kopie des zentralen Adressbuches des Exchange-Servers. Um die Geschwindigkeit zu verbessern, merkt sich Outlook nicht die bekannte E-Mail-Adresse des Empfängers, sondern eine interne Exchange ID des zugehörigen E-Mail-Eintrags.

Ändert sich diese interne Exchange ID (z.B. bei einem Postfachwechsel) wird Outlook dies nicht mitgeteilt und verwendet nach wie vor die alte Exchange ID. Daraus resultiert die beschriebene Fehlermeldung.

Die Lösung zu diesem Problem wird im folgendem Abschnitt erklärt.

Lösung:

Löschen Sie den entsprechenden Eintrag aus der Vorschlagsliste in Outlook. Sie erreichen das, indem Sie auf das Kreuz rechts neben dem Vorschlag klicken. Danach tippen Sie den Namen in das An-Feld in Outlook und klicken im Reiter Nachricht auf Namen überprüfen. Outlook sucht jetzt nach einem passenden Eintrag im Adressbuch. Wählen Sie den richtigen Eintrag aus und versenden Sie Ihre E-Mail erneut.

In den meisten Fällen ist das Problem damit gelöst. Sollten Sie weiterhin eine Fehlermeldung erhalten, so ist die lokale Kopie des zentralen Exchange-Adressbuches veraltet. Hierfür müssen Sie dann das Adressbuch neu herunterladen. Gehen Sie dazu in Outlook über den Reiter Datei auf Kontoeinstellungen und anschließend Adressbuch herunterladen. Gegebenenfalls ist ein Neustart des Outlook-Clients nötig.

Wenden Sie sich bitte an exchange@fau.de, falls das Problem danach weiterhin bestehen bleibt.

In dringenden Fällen können Sie Outlook in den Online-Modus umschalten oder die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) verwenden.

E-Mails in Rein-Format (Plain-Text) versenden

Über den Reiter Start können Sie eine Neue E-Mail öffnen.

 

Wählen Sie hier im Menüpunkt Text formatieren das Nur Text-Format aus.