Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Möglichkeit
   1. Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
      
2. Möglichkeit
   – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf.
   – Geben Sie Ihre Meeting ID ein
   – Klicken Sie auf „Beitreten“
   – Ignorieren Sie den Start des Zoom-Meeting-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
   

Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen.

Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter:
https://fau.zoom.us/download

• Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Administrator-Rechte installieren.
  • Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/
  • Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“.
• Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator.
• Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU:
  Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung
  Installation des Zoom-Client

  oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/.

Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.

Das Ziel einer Pseudonymisierung ist ja das Verschleiern von Nutzerdaten gegenüber Zoom. Daher wird bei einem pseudonymisierten Nutzer nicht der richtige Name angezeigt, sondern ein zufällig generierter Name. Seit Februar 2021 wird zusätzlich auch noch eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse erzeugt. Sie hat ungefähr folgendes Format:

pseudonym-ccaf46d36543b79558530000003c59dd00000@fau.de

Um als pseudonymisierter Nutzer herauszufinden, welche E-Mail-Adresse Sie in Zoom haben, loggen Sie sich über SSO unter fau.zoom.us ein und klicken Sie auf „Profil“. Dort wird Ihnen Ihre E-Mail-Adresse angezeigt:

Wichtig: Diese E-Mail-Adresse ist nicht zustellbar. Sie können weder unter dieser Adresse E-Mails versenden, noch E-Mails empfangen. Sie dient einzig und allein für die Funktionen in Zoom, die eine E-Mail-Adresse voraussetzen (z. B. Eintragen als Alternativer Moderator).

Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen:

• Abgeordnete/r Lehrer/in
• Beauftragte Personen
• Beschäftigte/r
• Beschäftigte/r (vorab)
• Ehrenamtlich Tätige/r
• Entsandte Personen
• Frühstudierende/r
• Gastdozent/in
• Gaststudierende/r
• Gastwissenschaftler/in
• Habilitand/in
• Honorarprofessor/in
• Kooperationsstudierende/r
• Lehrbeauftragte/r
• Nicht-Wissenschaftler/in (UK)
• Praktikant/in
• Privatdozent/in
• Promovierende/r
• Stipendiat/in
• Studentische Hilfskraft
• Studierende/r
• Wissenschaftler/in (UK)
• Wissenschaftliche Hilfskraft

Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.

Für die Veranstaltung von Meetings mit bis zu 300 Personen ist keine separate Lizenz notwendig.

Nur für die Veranstaltung von großen Meetings (>300 Teilnehmer) oder Webinaren mit mehr als 300 Teilnehmern, sowie generell für Webinare (hier finden Sie weitere Informationen zum Unterschied zwischen einem Webinar und einem Meeting) sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu.

Wenn eine der o. g. Sonderfunktionen benötigt wird, rufen Sie bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“ .

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind.

Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“:

Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest:

Ab dem Zoom Client in Version 5.5 (herausgegeben am 2.2.2021) sind die üblichen Features auch mit aktivierter E2EE verfügbar. Nicht möglich ist jedoch weiterhin:

• Telefon/SIP/H.323-Einwahl und
• Teilnahme über den Web-Client

Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings

Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden.

Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden.

Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun.

Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.:

• • Wenn bei einem Zoom-Meeting oder Webinar vom Host die Option „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt ist, sollte die Unteroption „FAU Zoom Konten“ gesetzt werden. So können auch pseudonymisierte Nutzer und Gäste der FAU ohne fau.de-Mailadresse teilnehmen.
  • Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.

Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung.

Aufgrund von Datenschutzüberlegungen ist die FAU-weite Suche nach Kontakten in Zoom deaktiviert. Da für alle Nutzer von Zoom an der FAU die Möglichkeit zu einer pseudonymisierten Nutzung von Zoom besteht, würde diese Suche auch immer nur einen Teil der Personen anzeigen können.

Um Personen zu einem Meeting einzuladen, müssen diese daher über deren E-Mail-Adresse eingeladen werden. Wenn Sie einmal einen Teilnehmer eingeladen haben, finden Sie diesen unter Ihren Kontakten in Zukunft wieder.

Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Möglichkeit
   1. Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
      
2. Möglichkeit
   – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf.
   – Geben Sie Ihre Meeting ID ein
   – Klicken Sie auf „Beitreten“
   – Ignorieren Sie den Start des Zoom-Meeting-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
   

Auf der Dienstbeschreibung zu Zoom haben wir den aktuellen Stand zu den Themen Sicherheit und Datenschutz bei Zoom zusammengestellt.
Dort finden Sie auch eine Stellungnahme des CIO der FAU zur Entscheidung der Universitätsleitung für Zoom.

Alternativen zu Zoom und eine Entscheidungshilfe, für welchen Anwendungsfall welches Tool empfohlen wird, haben wir Ihnen unter der folgenden Seite zusammengestellt:
Entscheidungshilfe zu Videokonferenztools

Für einen möglichst datensparsamen Betrieb von Zoom an der FAU wurden u. a. die folgenden Maßnahmen getroffen:

• Es besteht die Möglichkeit, Zoom pseudonymisiert zu nutzen.
• Die Cloud-Funktionalitäten von Zoom sind deaktiviert.
• Der Austausch von Dateien in Zoom ist deaktiviert.
• Die Suche nach FAU-weiten Kontakten in Zoom ist deaktiviert.

Sie benötigen ein (gutes) Mikrofon, Kopfhörer, sowie eine geeignete Webcam. Um eine optimale Tonqualität zu erzielen, empfiehlt das RRZE den Einsatz eines Headsets. Aufgrund der aktuellen Situation ist es leider sehr schwierig, geeignete Hardware zu bekommen, da der Markt praktisch leer gekauft wurde. Weiterhin sind diese Geräte derzeit über keinen der IT-Rahmenverträge beschaffbar.

Unter Einhaltung der IT-Beschaffungsrichtlinien der FAU, können Einrichtungen daher geeignete Geräte bei einem Lieferanten ihrer Wahl beschaffen. Hierzu ist allerdings vorher die Stellungnahme des RRZE einzuholen. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte gerne direkt an das RRZE:
rrze-hardware@fau.de stellen.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind.

Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“:

Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest:

Ab dem Zoom Client in Version 5.5 (herausgegeben am 2.2.2021) sind die üblichen Features auch mit aktivierter E2EE verfügbar. Nicht möglich ist jedoch weiterhin:

• Telefon/SIP/H.323-Einwahl und
• Teilnahme über den Web-Client

Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings

Aktuell rät das RRZE vom Einsatz des Outlook-Plugins für Zoom ab, da die Auswirkungen (u. a. auch in Bezug auf den Datenschutz) nicht abschätzbar sind und zudem der Basis-Betrieb des Systems Vorrang vor Komfortfunktionen hat.

Bitte haben Sie daher dafür Verständnis, dass wir diese Funktion aktuell auf vom RRZE betreuten Rechnern nicht unterstützen können.

• Nehmen Sie in Ihrem IDM-Konto die Pseudonymisierung Ihres Zoom-Accounts vor (s. https://www.anleitungen.rrze.fau.de/multimedia/zoom/faq/). Achtung: Damit stimmen Sie auch der Löschung aller ihrer bisherigen ZOOM-Einstellungen und Daten (Zoom-Gruppen, usw.) zu.
• Danach sollten Sie in der Lage sein, sich auf der Seite fau.zoom.us auch ein neues ZOOM-Konto innerhalb der FAU einzurichten.

Aktuell wird die Installation *jeder* Drittanbieter-Software in Zoom unterbunden. Das hat folgende Gründe:

• Unser Fokus liegt darauf,  das System mit seinen Basisfunktionen möglichst zuverlässig bereitzustellen und FAU-weit nutzbar zu machen.
• Jedes Add-On kann die Wartbarkeit und Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems für einzelne oder alle beeinträchtigen.
• Add-Ons tauschen üblicherweise Daten mit Zoom aus, was eine aufwendige Überprüfung (und regelmäßige Anpassung) der Implikationen auf den Datenschutz bedeuten würde. Auch separate Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung könnten notwendig werden.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass das RRZE diesen Mehraufwand nicht leisten kann, wenn der Nutzen für alle Anwender im System dies nicht ausdrücklich rechtfertigt.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen bereits vorhandenen ZOOM-Account, den Sie mit der @fau.de E-Mail-Adresse direkt bei ZOOM registriert haben, mit einem IdM-Account der FAU zusammenführen.

Standardmäßig ist die Möglichkeit für Umfragen in Zoom deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass Sie für Umfragen ggfs. datenschutzrechtliche und/oder personalvertretungsrechtliche Belange beachten müssen.

Um die Aufzeichnungsmöglichkeit zu aktivieren, loggen Sie sich in Ihr Zoom-Account unter https://fau.zoom.us via SSO ein.

Wählen Sie links den Bereich „Einstellungen“ aus. Wählen Sie anschließend rechts oben „Meeting“ aus.

Wählen Sie dann in der Mitte „Meetings (Grundlagen)“ aus:

Scrollen Sie danach nach unten bis Sie den Schieberegler für „Umfragen“ sehen und aktivieren sie diesen:

Sie können danach Umfragen in Veranstaltungen vornehmen, die Sie selbst hosten.

Um festzustellen, welche Zoom Client-Version Sie verwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie bitte Zoom (z. B. über Start->Zoom)
2. Falls Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich bitte über SSO an.
3. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und anschließend im sich aufklappenden Menü auf „Einstellungen“:
   
4. Klicken Sie auf „Statistiken“ und lesen Sie die Versionsnummer unter „Client-Version“:
   

Aufgrund von Datenschutzüberlegungen ist die Option zum Dateiversand über Zoom FAU-weit deaktiviert.

Eine alternative Möglichkeit, um Dateien auszutauschen ohne dass diese auf Servern von Fremdfirmen abgelegt werden müssen ist die FAUBox, zu der Sie Informationen unter dem folgenden Link finden: https://faubox.rrze.uni-erlangen.de.

Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden.

Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden.

Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun.

Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.:

• • Wenn bei einem Zoom-Meeting oder Webinar vom Host die Option „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt ist, sollte die Unteroption „FAU Zoom Konten“ gesetzt werden. So können auch pseudonymisierte Nutzer und Gäste der FAU ohne fau.de-Mailadresse teilnehmen.
  • Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.

Auf der Seite https://fau.zoom.us/zoomconference listet Zoom auf, welche Einwahlnummern aus welchem Land genutzt werden können.

Bitte beachten Sie, dass die Einwahlnummern zwar aussehen wie reguläre Festnetznummern, aber nicht zwangsweise kostenlos im Rahmen von Festnetz-Flat-Tarifen nutzbar sind. Die FAU kann Ihnen dazu leider keine näheren Angaben machen, da das sowohl von Ihrem Telefontarif, als auch von den Einstellungen, die die Firma Zoom vornimmt abhängen kann.

Für die Veranstaltung von Meetings mit bis zu 300 Personen ist keine separate Lizenz notwendig.

Nur für die Veranstaltung von großen Meetings (>300 Teilnehmer) oder Webinaren mit mehr als 300 Teilnehmern, sowie generell für Webinare (hier finden Sie weitere Informationen zum Unterschied zwischen einem Webinar und einem Meeting) sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu.

Wenn eine der o. g. Sonderfunktionen benötigt wird, rufen Sie bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“ .

Es gibt drei verfügbare Authentifizierungsprotokolle für Meetings:

• „Bei Zoom anmelden“: Dann kann jedes beliebige Zoom-Konto teilnehmen
• „Konten mit @fau.de E-Mail-Adresse“: Dann können nur Konten teilnehmen, die eine @fau.de E-Mail-Adresse haben. Das ist z. B. bei Gasthörern und Gastdozenten i. d. R. nicht der Fall
• „FAU Zoom Konten“: Dann können nur Konten teilnehmen, die sich über ein von der FAU bereitgestelltes Zoom-Konto anmelden (auch Gasthörer)

Die Empfehlung für neu anzulegende Meetings ist ab sofort: „FAU Zoom Konten“.

Seit Februar 2021 können auch pseudonymisierte Nutzer vorab als alternative Hosts/alternative Moderatoren eingetragen werden. Dafür muss ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse angegeben werden, die im Nutzerprofil angezeigt wird und dieses Format hat: pseudonym-ccaf46d36543b7955853000000f3c59dd700000@fau.de

Wichtig: Diese E-Mail-Adresse kann keine E-Mails empfangen.

Pseudonymisierte Nutzer können (wie alle anderen Nutzer auch) auch während eines laufenden Meetings zum Co-Host oder Host ernannt werden, indem der Host den Teilnehmer anklickt (3-Punkte-Menü) und die entsprechende Funktion auswählt.

Standardmäßig ist die Aufzeichnungsmöglichkeit in Zoom deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Aufzeichnung das Einverständnis aller Teilnehmer benötigen.

Um die Aufzeichnungsmöglichkeit zu aktivieren, loggen Sie sich in Ihr Zoom-Account unter https://fau.zoom.us via SSO ein.

Wählen Sie links den Bereich „Einstellungen“ aus. Wählen Sie anschließend rechts oben „Aufzeichnungen“ aus. Danach können Sie den Schieberegler für „Lokale Aufzeichnungen“ aktivieren:

Sie können danach Aufzeichnungen von Veranstaltungen vornehmen, die Sie selbst hosten, bzw. in von Ihnen gehosteten Veranstaltungen Teilnehmern die Aufzeichnung erlauben.

Der Host eines Zoom-Meetings kann festlegen, dass sich Teilnehmer vorab registrieren müssen. Das RRZE empfiehlt eine Registrierung nicht innerhalb von Zoom zu aktivieren, sondern diese durch ein vorgelagertes System, wie z. B. StudOn zu realisieren und den dort angemeldeten Teilnehmern einen Link zur Veranstaltung zukommen zu lassen, mit dem sie teilnehmen können.

Für die (nicht empfohlene!) Registrierung über Zoom gibt es für den Host zwei Varianten:

1. „Registrierung erforderlich“

und

2. „Nur berechtigte Nutzer können teilnehmen“

In beiden Fällen wird eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse verschickt, die einen Link enthält, der zur Teilnahme notwendig ist. Dieser Link ist jedoch nicht mit dem Account verknüpft, so dass jeder, der den Link kennt, diesen für die Teilnahme nutzen kann.

Wenn Option 1 vom Host aktiviert wurde, können die Teilnehmer eine beliebige E-Mail-Adresse angeben. Also z. B. auch von einem Dienstleister für temporäre E-Mail-Adressen wie z. B. https://temp-mail.org/de/ oder https://spamgourmet.com. Auf keinen Fall sollten pseudonymisierte Nutzer eine üblicherweise von ihnen genutzte E-Mail-Adresse angegeben werden, da sonst die Idee der Pseudonymisierung unterlaufen wird.

Wenn zusätzlich zur Option 1 vom Host auch Option 2 aktiviert wurde, können nur E-Mail-Adressen bei der Registrierung angegeben werden, die zu einem bestehenden Zoom-Account (unabhängig ob von der FAU oder nicht) gehören. In diesem Fall müssen sich pseudonymisierte Nutzer an den Veranstalter wenden und diesen bitten, die Option zu deaktivieren oder ihnen einen Link zuzusenden, der zu einer direkten Teilnahme berechtigt. Der Veranstalter kann diesen Link erzeugen, indem er eine Registrierung durch einen Dritten vornehmen lässt und den so erhaltenen Link weitergibt. Die seit Februar 2021 vorhandenen pseudonymisierten E-Mail-Adressen können hier zwar angegeben werden, erhalten aber keine E-Mail.

Um den Teilnehmerkreis eines Meetings rein auf FAU-Teilnehmer zu beschränken bietet es sich daher an, auf eine Registrierung zu verzichten (Option 1) und stattdessen wie in der folgenden FAQ „Wie kann ich ein Zoom-Meeting nur für Teilnehmer der FAU freigeben?“ beschrieben vorzugehen.