Wie kann ich einen Kalender für eine oder mehrere Personen freigeben?
Die Frei-/Gebucht-Zeiten sind standardmäßig freigegeben. Durch diese Freigabe wird die Terminsuche mit anderen Personen einfacher. In internen Arbeitsgruppen kann sich durchaus eine personenbezogene Freigabe von weiteren Details an Kollegen lohnen. Lesenden Zugriff auf den Hauptkalender kann in vielen Fällen hilfreich sein. Schreibenden Zugriff auf den Hauptkalender macht in wenigen Fällen Sinn (z.B. Terminverwaltung des Professors durch das Sekretariat). Um einen Termin mit einer Person zu vereinbaren, empfehlen wir den „offiziellen“ Weg über eine Terminanfrage in Outlook, was keinerlei Rechte auf den Kalender des Kommunikationspartners erfordert.
Die Erteilung von Vollzugriff auf einen weiteren persönlichen Kalender ergibt des Öfteren Sinn. Die nachfolgende Anleitung beschreibt die dafür notwendigen Schritte. Die Arbeitsschritte sind unabhängig davon, ob Sie den Hauptkalender oder einen weiteren persönlichen Kalender freigeben.
Melden Sie sich zuerst mit Ihrer IdM-Kennung und dem entsprechenden Kennwort an das Exchange-Postfach über die Outlook Web App (OWA) an. Eine Kalenderfreigabe für andere Personen können Sie einrichten, indem Sie in die Kalenderansicht wechseln und dort den entsprechenden Kalender mit Rechtsklick auswählen. Anschließend wählen Sie Freigabeberechtigungen aus.
Hier können Sie die zu berechtigenden Personen eintragen und anschließend dort zwischen den Berechtigungen Alle Details (Lesender Zugriff) und Bearbeiter (Schreibender Zugriff) auswählen. Alle berechtigten Benutzer werden abschließend per E-Mail benachrichtigt.
Diese Einladung zur Freigabe kann sowohl über Outlook als auch über die OWA angenommen werden. Die Annahme der Einladung in der OWA führt dazu, dass der freigegebene Kalender unter Weitere Kalender ganz unten aufgeführt wird und auch im Outlook unter Andere Kalender erscheint. Bei Annahme der Einladung im Outlook erscheint der Kalender dann ganz unten in Freigegebene Kalender, in der OWA erscheint der Kalender unter Kalender von Personen.
Eine Freigabe über Outlook funktioniert ähnlich, kann jedoch nur über Outlook (nicht in der OWA!) angenommen werden.
Hinweis:
Eine Bearbeiterberechtigung (Schreibzugriff) kann nur an Inhaber eines Exchange-Postfachs vergeben werden.
Wenn Sie den Kalender für einen Nutzer ohne Exchange-Postfach freigeben, wird ein ICS- und HTML-Link erstellt und an den jeweiligen Nutzer versandt. Jede Person, die diesen Link erhält, kann ohne Passwortabfrage auf den Kalender ausschließlich lesend zugreifen.