RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?
Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch
- Zeitablauf
- durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
- durch Rückruf (RRZE)
Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen
Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.
Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.
RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:
(1) Der Nutzungsvertrag soll verlängert werden. Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor Laufzeitende die Bestellung vorgenommen werden.
RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen:Plus-Zeichen am Vertrag, Bestellung absenden
Bei Bedarf kann die Anzahl verändert werden und die Laufzeit ist frei wählbar (innerhalb der Rahmenvertragslaufzeit oder max. 24 Monate).
(2) Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe (siehe unten).
RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Rückgabe-Formular (Bildschirmausgabe)
Sonderfall keine automatische Verlängerung (Zeitablauf): Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist
Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.
Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.
Sonderfall keine automatische Verlängerung (Zeitablauf): sonstige Nutzungsverträge
Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.
Die Rückgabe von Lizenzen
wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.
Der Rückruf von Lizenzen
wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge gutgeschrieben.