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Outlook: Wie kann ich den Kalender eines anderen Postfachs öffnen?
Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie einen Kalender eines bestimmten Postfachs in der Outlook Web App (OWA) und in Microsoft Outlook öffnen können.
Im unserem Beispiel öffnen wir den RRZE Veranstaltungskalender.
Outlook Web App (OWA)
Nachdem Sie sich an Ihrem Exchange-Postfach über die Outlook Web App (OWA) angemeldet haben, wechseln Sie in der OWA in die Kalenderansicht, indem Sie oben links die Kacheln und im Anschluss Kalender auswählen.
Über Kalender hinzufügen können Sie Aus dem Verzeichnis wählen und dann nach dem entsprechenden Postfach suchen und den Kalender öffnen. Sollte das Postfach bei der Suche nicht zur Auswahl erscheinen, müssen Sie Verzeichnis durchsuchen auswählen.
Microsoft Outlook
Im Outlook müssen Sie ebenfalls in die Kalenderansicht wechseln und im Reiter Start den Punkt Kalender öffnen wählen. Im Klappmenü können Sie dann Aus Adressbuch auswählen.
Anschließend öffnet sich die Globale Adressliste. Wählen Sie hier den entsprechenden Kalender aus und bestätigen die Auswahl mit OK.
Daraufhin öffnet sich der Kalender und ist mit Ihrem Outlook-Konto verknüpft. Der Kalender kann ab sofort in der linken Spalte an- bzw. abgewählt werden.
Anderer Client
Sollten Sie einen anderen Client verwenden, müssen Sie den Kalender über einen ICS-Link einfügen. Den ICS-Link erhalten Sie vom Inhaber des Postfachs.
In diesem Beispiel fügen wir den ICS-Link im E-Mail-Client Mozilla Thunderbird ein.
Als Erstes müssen Sie bei Thunderbird in die Kalenderansicht wechseln. Mit Rechtsklick in der linken Spalte können Sie einen neuen Kalender erstellen.
Wählen Sie im nächsten Fenster Im Netzwerk aus.
Nun können Sie den ICS-Link einfach im Feld Adresse einfügen. Achten Sie bitte darauf, dass als Format iCalender (ICS) ausgewählt ist.
Im letzten Schritt können Sie dem Kalender einen passenden Namen und eine Farbe vergeben. Dieser Schritt ist jedoch optional.
Wenn Sie alles korrekt eingegeben haben, können Sie mit Weiter und anschließend Fertig stellen den Kalender einbinden.
Wie kann ich die E-Mail-Zustellung ändern?
Rufen Sie die Internetseite https://www.idm.uni-erlangen.de auf und melden sich mit Ihrer IDM-Benutzerkennung an und wählen im oberen Reiter Self Service aus. Wenn Sie sich bereits im Self Service befinden, wählen Sie bitte in der linken Spalte E-Mail aus.
Wählen Sie hier die Adresse aus, deren Zustellungsoption geändert werden soll, indem Sie die Lupe auswählen.
An dieser Stelle können Sie als Zustelloption Microsoft Exchange Postfach auswählen. Bitte vergessen Sie nicht die Einstellung mit Aktualisieren zu speichern.
Wenn Sie ein Exchange-Postfach aktiviert haben und die Zustellung auf ein anderes Ziel umleiten, dann werden trotzdem alle Exchange-internen E-Mails in Exchange zugestellt. Sollten Sie auch diese E-Mails an die im IdM-Portal eingestellte Adresse umleiten wollen, bedarf es hierfür eines Filters in Exchange. Siehe Weiterleiten von E-Mails in der Outlook Web App (OWA).
Wie behebe ich einen Fehler beim Kopieren von Ordnern in Outlook?
Ausgangslage
Sie haben ein Postfach bei einem beliebigen Provider (z.B. GMX, T-Online, etc.) und zusätzlich ein Exchange-Postfach. Sie wollen nun einen kompletten Ordner mit allen E-Mails aus Ihrem privaten Postfach nach Exchange kopieren oder verschieben.
Wir empfehlen, private und dienstliche Inhalte strikt zu trennen und nicht zu vermischen.
Sie können nun für beide Postfächer in Outlook je ein Konto erstellen. Als Ergebnis haben Sie jetzt in Outlook sowohl die Ordnerstruktur des privaten Postfachs, als auch die Ordnerstruktur des Exchange-Postfachs vorliegen.
Sie haben nun Ordner für Ordner aus Ihrem privaten Postfach in die Exchange-Ordnerstruktur kopiert oder verschoben.
Jetzt stellen Sie wahrscheinlich entsetzt fest, dass Sie zwar die gewünschte Ordnerstruktur im Outlook-Konto sehen, aber keine einzige E-Mail. In der Outlook Web App (OWA) werden die vermissten E-Mails allerdings wie erwartet angezeigt. Nur Outlook selbst zeigt sie nicht an.
Lösung
Der Fehler in der Anzeige von kopierten Ordnern besteht aus einem lokalen Anzeigefilter, der beim Kopieren automatisch angelegt wird und die Darstellung verfälscht. Sie können diesen Filter löschen und sehen dann die komplette Ordnerstruktur mit allen E-Mails.
Zunächst klicken Sie den gewünschten Ordner einmal mit der linken Maustaste an. Danach wählen Sie im Reiter Ansicht den Punkt Ansichtseinstellungen.
Von den Ansichtseinstellungen wählen Sie den Punkt Filtern.
Nun wechseln Sie zum Reiter Erweitert und Sie sehen einen Filter IMAP-Status entspricht Unmarkiert. Diesen klicken Sie mit der linken Maustaste einmal an und klicken danach auf Entfernen.
Danach schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf OK und sehen jetzt diesen Ordner mit all seinen E-Mails. Wiederholen Sie den Vorgang für jeden betroffenen Ordner.
Wie richte ich eine Shared Mailbox in Outlook ein?
Eine von den Exchange-Administratoren für eine Person freigegebene Shared MailBox erscheint in der Regel bei der Person als neues Postfach in Outlook.
Standardmäßig wird eine Shared Mailbox, wie das Benutzer-Postfach, im Caching-Modus eingebunden. Caching-Modus bedeutet, das Postfach wird am lokalen PC zwischengespeichert und die Daten in regelmäßigen Abständen mit dem Server synchronisiert.
Solange nur eine Person mit der Shared Mailbox arbeitet, ist dies kein Problem. Arbeiten aber mehrere Personen an einer Shared Mailbox, werden Aktionen, wie E-Mail verschieben etc., sehr stark verzögert bei den anderen Personen angezeigt. Ein vernünftiges Arbeiten im Team ist somit mit einer Shared Mailbox nicht möglich.
In diesem Fall müssen Sie die Shared Mailbox vom Caching-Modus in den Online-Modus umschalten.
Dazu müssen Sie in Outlook folgende Maske aufrufen:
Wählen Sie zu erst den Reiter Datei aus.
Öffnen Sie im Menü Informationen, die Kontoeinstellungen und anschließend erneut Kontoeinstellungen.
Wählen Sie in den Kontoeinstellungen Ihre E-Mail-Adresse und anschließend Ändern aus.
Öffnen Sie als nächstes Weitere Einstellungen.
Wechseln Sie zum Reiter Erweitert, entfernen den Haken bei Freigegebene Ordner herunterladen und übernehmen Sie die Einstellungen.
Im Anschluss bestätigen Sie alles mit OK und starten Outlook neu. Nun betreiben Sie, wie empfohlen, Ihr persönliches Postfach im Caching-Modus und die Shared Mailbox im Online-Modus.
Wie konfiguriere ich ein Exchange-Postfach auf dem iPhone oder iPad?
Sie benötigen für die Exchange-Konfiguration von iPhone und iPad:
- Exchange-Benutzerkennung aus IdM
- Kennwort der Exchange-Benutzerkennung
Diese Dokumentation beschreibt die Konfiguration für Helga Mustermann mit der E-Mail-Adresse helga.mustermann@fau.de und der IdM-Kennung helgam.
1.Öffnen Sie zuerst die Einstellungen und gehen über den Menüpunkt Mail zu Accounts und Account hinzufügen. Wählen Sie hier Microsoft Exchange aus.
2. Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse und eine passende kurze Beschreibung (bspw. Exchange) ein. Bestätigen Sie dies mit Weiter und fügen dann noch Ihr IdM-Passwort hinzu und wählen erneut Weiter.
3. Im nächsten Fenster müssen Sie folgende Konfigurationen vornehmen:
- E-Mail: <Ihre E-Mail-Adresse>
- Server: groupware.fau.de
- Domain: fauad
- Benutzername: <Ihre IdM-Kennung>
- Passwort: <Ihr IdM-Passwort>
4. Zuletzt können Sie auswählen, welche Exchange-Funktionen konkret mit Ihrem Client synchronisiert werden sollen. Nach der gewünschten Auswahl schließen Sie den Vorgang mit Sichern ab.
Sollten dennoch Probleme vorhanden sein, vergewissern Sie sich bitte, dass die Sicherheitseinstellung SSL aktiviert ist. Den Punkt dazu finden Sie über Einstellungen -> Mail-> Accounts -> Exchange -> Account -> Erweiterte Einstellungen.
Wie kann ich Exchange-Postfach in Android einrichten?
Kurzanleitung zur Einrichtung eines Exchange-Postfachs unter Android.
Für diese Anleitung wurde der Mail-Client „Gmail“ in der Version 9 unter Android verwendet. Sie können jedoch jeden beliebigen anderen Mail-Client* verwenden. Das Aussehen könnte zwischen den verschiedenen Clients variieren, die Vorgehensweise ist jedoch in den meisten Fällen die gleiche.
*Mit Ausnahme von der Microsoft-Outlook-App für iOS und Android. Die Nutzung der App führt zu einer Speicherung der vertraulichen Logindaten (IdM-Kennung und Passwort) auf einem fremden Server im Ausland und wird auf dem Exchange Server blockiert. Weitere Informationen finden Sie unter Meldungen des FAUmac-Teams / Blogbeitrag.
In dieser Anleitung wird das Exchange-Postfach von Max Mustermann mit der Exchange-Benutzerkennung ex56hgaf eingerichtet.
Zunächst werden Sie gefragt, welche Art von Konto Sie einrichten möchten. Wählen Sie hier bitte Exchange aus.
Geben Sie als nächstes Ihre persönliche E-Mail-Adresse ein und gehen direkt auf Weiter.
Anschließend geben Sie das zugehörige Exchange-Kennwort ein. Dies ist bei eingeschalteter Passwort-Synchronisation Ihr IdM-Passwort.
Hinweis: Sollte bei der Passwortabfrage eine Fehlermeldung erscheinen, müssen Sie im vorherigen Schritt auf Manuell einrichten gehen und diesen Punkt überspringen.
Im nächsten Schritt kommen Sie zu den Einstellungen des Eingangsservers. In der Regel erscheint bei Domain\Nutzername die E-Mail-Adresse. Diese müssen Sie entfernen und durch fauad\<IdM-Kennung> ersetzen. Nachdem Sie Ihr Passwort (erneut) eingegeben haben, müssen Sie als Server groupware.fau.de eintragen. Der Port sollte 443 und als Sicherheitstyp SSL/TLS ausgewählt sein. Sind alle Einstellungen angegeben, können Sie mit Weiter die Einrichtung fortsetzten.
Manchmal werden die Punkte Domain und Benutzername getrennt abgefragt. In solchen fällen als Domain fauad.fau.de und als Benutzername Ihre IdM-Kennung eintragen.
Eventuell müssen Sie die Remote-Sicherheitsverwaltung* noch akzeptieren.
*Diese Steuerungsfunktionen sind Teil des ActiveSync-Protokolls und können von uns nicht beliebig beeinflußt werden. Da dieses Protokoll ursprünglich aus dem Firmenumfeld kommt, liegt der Fokus hierbei auf einer rudimentären Form von Mobile Device Management. Wir können Ihnen daher nur zusichern, dass wir nicht vorhaben, mit Ihrem Gerät irgendetwas zu tun. Wenn Sie den Zugang über das ActiveSync-Protokoll nutzen möchten, müssen Sie diese Anfrage bestätigen.
Alternativ können Sie Ihr Exchange-Postfach auch mit IMAP einbinden, jedoch müssen Sie dann auf die Zugriffe wie Kontakte oder Termine verzichten. Unter Konfiguration von IMAP und SMTP für Exchange finden Sie die entsprechenden Einstellungen, um das Postfach mit IMAP zu verbinden.
Sobald Sie dies akzeptiert haben, können Sie den Kontonamen benennen. Dieser ist optional und kann beliebig gewählt werden. Der Kontoname wird beim Empfänger angezeigt!
Mit Weiter schließen Sie die Einrichtung ab und können Ihr Exchange-Postfach auf Ihrem Mobilgerät verwenden.
Wie kann ich ein Exchange-Postfach auf Mac konfigurieren?
Achtung: gezeigt wird das Hinzufügen eines Exchange-Postfachs zu einer bestehenden E-Mail-Konfiguration auf der macOS 11.0.1. Bei andern Versionen kann die Konfiguration abweichen. Fragen Sie bei Problemen Ihren Mac-Spezialisten.
Was benötigen Sie für die Konfiguration auf Mac-Rechnern:
- Exchange-Benutzerkennung aus IdM
- Kennwort der Exchange-Benutzerkennung
In der Regel ist die IdM-Benutzerkennung auch die Exchange-Benutzerkennung. Es gibt aber auch Ausnahmen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, so fragen Sie ihren EDV-Betreuer vor Ort.
In dieser Dokumentation wird ein Konto für Helga Mustermann mit der Exchange-Benutzerkennung helgam eingerichtet.
Wichtig: Ein evt. vorhandener GroupWise-Client muss vor der Installation von Outlook deinstalliert werden.
- Über die Systemeinstellungen und Internetaccounts können Sie einen neuen Account hinzufügen. Wählen Sie im folgenden Fenster Microsoft Exchange aus.
2. Tragen Sie anschließend Ihren Namen, E-Mail-Adresse und Ihr IdM-Kennwort.
3. Nach dem Bestätigen über Anmelden, können die Anmeldedaten nicht überprüft werden. Geben Sie im neuen Feld Benutzername fauad\<Ihre IdM-Kennung> ein und bestätigen Sie die Konfiguration erneut. Diesmal können die Anmeldedaten überprüft werden.
4. Zuletzt können Sie auswählen welche Exchange-Funktionen konkret mit Ihrem Client synchronisiert werden sollen. Nach der gewünschten Auswahl beenden Sie den Vorgang mit Fertig.
Wie kann ich ein Exchange-Postfach in Outlook einrichten?
Diese Anleitung richtet sich ausschließlich an Inhaber eines Exchange-Postfachs. Ein Exchange-Postfach kann im IdM unter Anfragen/Aufgaben beantragt werden, wobei die Voraussetzung dafür ein Beschäftigungsverhältnis mit der FAU ist. Nutzer eines FAUMail-Postfachs können den Zugriff darauf per IMAP-Protokoll einrichten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Adressen der Mailserver im Überblick.
Vom RRZE unterstützte Outlook-Versionen: Version 2016 und höher.
Was benötigen Sie für die Konfiguration von Outlook unter Windows:
- Exchange-Benutzerkennung aus IdM
- Kennwort der Exchange-Benutzerkennung
In der Regel ist die IdM-Benutzerkennung auch die Exchange-Benutzerkennung. Es gibt aber auch Ausnahmen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, so fragen Sie ihren EDV-Betreuer vor Ort.
In dieser Dokumentation wird Outlook 2016 für Max Mustermann mit der Exchange-Benutzerkennung ex56hgaf eingerichtet.
Wichtig: Ein evtl. vorhandener GroupWise-Client muss vor der Installation von Outlook deinstalliert werden.
Starten Sie Outlook wie gewohnt und folgen Sie jetzt einfach den Anweisungen, wie in den folgenden Bildern beschrieben.
Im Feld Ihr Name tragen Sie ihren Vor- und Nachnamen ein.
Als E-Mail-Adresse verwenden Sie Ihre E-Mail-Adresse unter @fau.de.
Bei diesem Schritt ist es wichtig, dass Sie den vorgeschlagenen Benutzernamen nicht verwenden, sondern den Punkt Anderes Konto verwenden auswählen.
Tragen Sie als Benutzername fauad\<Exchange-Benutzerkennung> ein. Sollte hier die FAU-Adresse angezegit werden, wählen Sie den Punkt Anderes Konto verwenden weiter unten aus.
In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Also trägt er fauad\ex56hgaf ein.
Anschließend wieder das dazugehörige Kennwort.
Ob Sie die Anmeldedaten speichern, liegt in Ihrem Ermessen. Am besten informieren Sie sich über mögliche Risiken bei Ihrem EDV-Betreuer vor Ort.
Nachdem Sie Fertig stellen ausgewählt haben, ist Ihr Exchange-Postfach in Outlook vollständig eingerichtet.
Manchmal erscheint die nachstehend dargestellte Meldung. Hier empfehlen wir, den Zugriff auf diese Adressen zuzulassen und diese Antwort zu speichern, indem Sie das Häkchen bei Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen setzen.
Über diesen Service wird die initiale Einrichtung des Exchange-Postfachs durchgeführt und einige selbstverständliche Angaben bei der Einrichtung dem Benutzer abgenommen. Ebenso werden darüber weitere Postfächer, auf die Sie inzwischen Zugriffsrechte erhalten haben, automatisch verbunden. Sollten Sie die Antwort nicht speichern, werden Sie erneut gefragt, sobald Outlook automatisch eine Anfrage an den Autodiscover-Service stellt.
Manche Outlook-Clients beziehen die Konfiguration vom https://autodiscover.fau.de/autodiscover/autodiscover.xml und manche vom https://groupware.fau.de/autodiscover/autodiscover.xml. Beide Adressen sind gültig und vollkommen gleichwertig.
Weitere Informationen zu Exchange und Outlook finden Sie unter http://www.rrze.uni-erlangen.de/dienste/e-mail/postfaecher/exchange.shtml
Wie kann ich eine Shared Mailbox als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten?
Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für eine Shared Mailbox in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, die Shared Mailbox über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.
Tragen Sie zuerst den Namen, die E-Mail-Adresse des Postfachs ein und das dazu Ihr IdM-Passwort ein. Gehen Sie anschließend auf Manuell einrichten.
Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:
- Posteingangsserver
- Protokoll: IMAP
- Hostname: groupware.fau.de
- Port: 993
- Verbindungssicherheit: SSL/TLS
- Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
- Benutzername: fauad\<IdM-Kennung>\ZZZ_SH_SMB
- Postausgangsserver
- Hostname: groupware.fau.de
- Port: 587
- Verbindungssicherheit: STARTTLS
- Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
- Benutzername: fauad\<IdM-Kennung>
In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Beim Benutzernamen für den Posteingangs-Server müssen Sie zusätzlich den Alias der Shared Mailbox angeben. Falls Ihnen der Alias nicht bekannt ist, können Sie entweder im Adressbuch im Outlook nachsehen, indem Sie das Postfach auswählen oder wenden sich an den Manager des Postfachs.
Gehen Sie zuletzt auf Erneut testen und daraufhin auf Fertig.
Nun ist Ihre Shared Mailbox erfolgreich in Thunderbird eingerichtet.
Wie kann ich ein S/MIME-Zertifikat in Thunderbird einbinden?
Für das Einbinden eines S/MIME-Nutzerzertifikats in Thunderbird benötigen Sie zunächst Ihr Zertifikat, welches Sie zuvor wie unter Nutzerzertifikate beschrieben beantragt haben.
Nachdem Sie Ihr Nutzerzertifikat erfolgreich beantragt und aus Ihrem Browser exportiert haben, befindet sich auf Ihrem Rechner das fertige Zertifikat als Datei.
Zuerst wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse und anschließend die Einstellungen aus.
Über den Punkt S/MIME-Sicherheit können Sie in den Einstellungen Zertifikate verwalten auswählen.
Gehen Sie im Fenster Zertifikatsverwaltung auf Importieren.
Geben Sie nun das Passwort ein, das zur Verschlüsselung dieses Zertifikatsbackups verwendet wurde und fahren Sie mit OK fort.
Daraufhin wird Ihr Zertifikat in der Zertifikatsverwaltung angezeigt. Bestätigen Sie das Fenster mit OK.
Gehen Sie als nächstes bei Digitale Unterschrift auf Auswählen.
Wählen Sie Ihr Zertifikat aus und bestätigen Sie mit OK.
Als nächstes werden Sie gefragt, ob Sie das gleiche Zertifikat auch für das Ver- und Entschlüsseln verwenden möchten. Wählen Sie hier Ja aus (Optional).
Ihr Zertifikat wird nun auch in den Konto-Einstellungen angezeigt. Setzen Sie den Punkt bei Nachrichten digital unterschreiben (als Standard) und bestätigen Sie den Vorgang mit OK.
Ihr Zertifikat ist somit in Ihrem Thunderbird eingebunden und Ihre Nachrichten werden signiert.