RRZE Anleitungen

Wie erstelle ich eine Abwesehenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz können Sie über die Weboberfläche https://groupware.fau.de/owa/ einrichten. Melden Sie sich dort mit Ihrer IdM-Kennung und dem dazugehörigen Passwort an und gehen Sie über das Zahnrad-Symbol auf Automatische Antworten.

Setzen Sie hier den Punkt auf Automatische Antworten senden und optional den Zeitraum, in der die Notiz automatisch versendet werden soll. Anschließend können Sie den gewünschten Text im Textfeld eintragen bzw. in beide falls die Abwesenheitsnotiz auch an Personen außerhalb der Organisation (=des Exchange-System) versendet werden soll.  Vergessen Sie nicht mit OK die Einstellung zu speichern.

Ich verlasse die FAU, was muss ich mit meinem Exchange-Postfach tun?

Die @fau.de-E-Mail-Adresse ist eine persönliche E-Mail-Adresse und gilt auch nach dem Ausscheiden aus der Uni weiter. Sie können diese E-Mail-Adresse auch löschen lassen, dazu senden Sie einfach eine E-Mail an postmaster@fau.de mit der Bitte um Löschung der E-Mail-Adresse.

Wenn Sie die @fau.de-E-Mail-Adresse behalten wollen führen Sie folgende Schritte aus:

1. Setzen Sie im Exchange-Postfach eine Weiterleitung an Ihre private E-Mail-Adresse.
Eine Anleitung dazu finden Sie auf der RRZE-Seite unter Weiterleiten von E-Mails in der Outlook Web App (OWA).

2. Setzen Sie im IdM eine Weiterleitung an Ihre private E-Mail-Adresse.
Hierfür melden Sie sich bitte im IdM an und gehen über den Self Service zur Rubrik E-Mail. Wenn Sie die Lupe neben der entsprechenden E-Mail-Adresse wählen, gelangen Sie zu Dienstleistungen: E-Mail-Adresse. Geben Sie beim Punkt Weiterleitung an eine andere E-Mail-Adresse Ihre private E-Mail-Adresse ein.

Sobald die FAU Zugehörigkeit abgelaufen ist, wird der Empfang in der FAU Mailbox eingestellt. Somit ist auch die im Punkt 1. eingestellte Weiterleitung nicht mehr aktiv. Alle Nachrichten werden an der im Punkt 2 angegebene Adresse weitergeleitet. Ein Versand von Nachrichten mit der @fau.de-Adresse ist nicht mehr möglich. Die deaktivierte Mailbox wird nach eine Ruhezeit von 180 Tage automatisch vom System gelöscht.

Wieso werden meine E-Mails an das falsche Postfach weitergeleitet?

Die Ursache hierfür ist die sogenannte Exchange-interne Zustellung. Nachdem ein persönliches Exchange-Postfach beantragt wurde, werden alle E-Mails, die von anderen Exchange-Benutzer der FAU an Ihre @fau.de-Adresse gesandt wurden, ausschließlich an dieses Postfach zugestellt. Dies gilt unabhängig davon, welche Zustelloptionen Sie für Ihre @fau.de-Adresse im IdM-Portal eingestellt haben.

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht über zwei verschiedene Postfächer verwalten möchten, müssen Sie dafür die Weiterleitung im IdM-Portal entfernen und darauf achten, dass der Haken nur bei Microsoft-Exchange-Postfach aktiviert ist. Diese Einstellung können Sie ändern, indem Sie im IdM-Portal unter E-Mail auf die Lupe neben Ihrer FAU-Adresse gehen.

Eine konkrete Anleitung die Zustellung zu ändern finden Sie unter E-Mail-Zustellung ändern.

Alternativ können Sie auch bei uns beantragen das Exchange-Postfach löschen zu lassen. Eine andere Lösung wäre im Exchange-Postfach eine Posteingangsregel zu erstellen, welche die Mails weiterleitet.

Wie kann ich „große“ Dateien an den Empfänger übermitteln?

Beim Versuch, eine E-Mail mit „übergroßem“ Anhang zu versenden, wird die Mail vom Einlieferungsserver abgelehnt. Da E-Mail ein „Store-and-Forward“-Verfahren ist, bei dem die E-Mail bei allen Stationen zwischen Absender und Empfänger u.U. zwischengespeichert werden muss, nehmen Mailserver lediglich E-Mails bis zu einer Maximalgröße an.

Die  RRZE-Mailserver nehmen eingehend wie ausgehend maximal 20 MB große E-Mails an. Da für die Übertragung der E-Mail das Mailprogramm des Absenders den Anhang MIME-kodieren muss, wodurch die Größe um ca. ein Drittel erhöht wird, kann man effektiv maximal einen ca. 15 MB großen Anhang versenden.

Für größere Anhänge empfiehlt es sich, den Anhang zum Download zur Verfügung zu stellen und lediglich den entsprechenden Link darauf per E-Mail zu versenden.

Plattformen zum Austausch „großer“ Dateien ist z.B. https://faubox.rrze.fau.de.

Eine weitere Möglichkeit ist die Datei in einem ZIP-File zu komprimieren.

Wieso werden mir im Outlook nicht alle E-Mails angezeigt?

Durch den Exchange-Cache-Modus wird die Verwendung von Exchange-Konten in Outlook optimiert. Dabei wird eine lokale Kopie des Postfachs auf dem Computer gespeichert, damit Sie zügig auf Ihre Daten zugreifen können, auch wenn Ihre Netzwerkverbindung langsam oder nicht verfügbar ist. Die Kopie wird regelmäßig über den Exchange-Server aktualisiert.

Wenn Sie den Outlook-Client im „Exchange-Cache-Modus“ verwenden, werden nur Nachrichten mit einem bestimmten Alter (standardmäßig zwölf Monate) im Client angezeigt. Die restlichen E-Mails sind ausschließlich auf dem Server verfügbar und können in der Weboberfläche https://groupware.fau.de/owa/ angezeigt werden.

Diesen Zeitraum können Sie über den Reiter Datei in den Kontoeinstellungen erweitern. Mit einem Doppelklick auf Ihre Adresse (oder diese auswählen und auf Ändern) haben Sie die Möglichkeit, die Einstellung für den Cache-Modus anpassen. Wenn Sie alle E-Mails im Outlook erscheinen lassen wollen, verschieben Sie den Regler ganz nach rechts (Alle). Wenn Sie den Haken bei Exchange-Cache-Modus verwenden entfernen, deaktivieren Sie den Modus und Ihr Outlook-Client ist dauerhaft im mit dem Exchange-Server verbunden. Zuletzt müssen Sie den Outlook-Client neu starten.

   

 

Wie richte ich eine Stellvertretung für mein Postfach ein?

Voraussetzung für eine Stellvertretung ist, dass die zu berechtigte Person ebenfalls ein persönliches Exchange-Postfach besitzt sowie ein Microsoft Outlook unter Windows verwendet.

Zugriffsrechte für andere Personen auf bestimmte Ordner in Ihrem Postfach, können Sie erteilen, indem Sie im Reiter Datei und auf Kontoeinstellungen gehen und den Punkt Zugriffsrechte für Stellvertretung auswählen. Wenn Sie einen Benutzer ausgewählt haben, können Sie die gewünschten Berechtigungen einstellen.

• Keine
• Prüfer (Elemente lesen)
• Autor (Elemente lesen und erstellen)
• Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern)

Wenn Sie den Haken bei Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden setzen, wird die berechtigte Person per Mail über die erteilten Rechte informiert.

Damit der Ordner dauerhaft bei der berechtigten Person angezeigt wird, können Sie den Ordner als „sichtbar“ konfigurieren. Dafür wählen Sie im Postfach Ihre E-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste aus und gehen auf Ordnerberechtigungen. Wenn Sie im Reiter Berechtigungen sind, wählen Sie über Hinzufügen die entsprechende Person aus und setzen bei Sonstiges den Punkt Ordner sichtbar den Haken. Schließen Sie den Vorgang mit OK ab.

Die Person mit der Stellvertreterberechtigung kann im Anschluss über den Reiter Datei, in der linken Spalte Öffnen und Exportieren, den Punkt Ordner eines anderen Benutzers wählen. Hier kann mithilfe von Name das Postfach und der entsprechender Ordner ausgewählt und geöffnet werden.

Wie kann ich einen Kalender für eine oder mehrere Personen freigeben?

Die Frei-/Gebucht-Zeiten sind standardmäßig freigegeben. Durch diese Freigabe wird die Terminsuche mit anderen Personen einfacher. In internen Arbeitsgruppen kann sich durchaus eine personenbezogene Freigabe von weiteren Details an Kollegen lohnen. Lesenden Zugriff auf den Hauptkalender kann in vielen Fällen hilfreich sein. Schreibenden Zugriff auf den Hauptkalender macht in wenigen Fällen Sinn (z.B. Terminverwaltung des Professors durch das Sekretariat). Um einen Termin mit einer Person zu vereinbaren, empfehlen wir den „offiziellen“ Weg über eine Terminanfrage in Outlook, was keinerlei Rechte auf den Kalender des Kommunikationspartners erfordert.

Die Erteilung von Vollzugriff auf einen weiteren persönlichen Kalender ergibt des Öfteren Sinn. Die nachfolgende Anleitung beschreibt die dafür notwendigen Schritte. Die Arbeitsschritte sind unabhängig davon, ob Sie den Hauptkalender oder einen weiteren persönlichen Kalender freigeben.

Melden Sie sich zuerst mit Ihrer IdM-Kennung und dem entsprechenden Kennwort an das Exchange-Postfach über die Outlook Web App (OWA) an. Eine Kalenderfreigabe für andere Personen können Sie einrichten, indem Sie in die Kalenderansicht wechseln und dort den entsprechenden Kalender mit Rechtsklick auswählen. Anschließend wählen Sie Freigabeberechtigungen aus.

Hier können Sie die zu berechtigenden Personen eintragen und anschließend dort zwischen den Berechtigungen Alle Details (Lesender Zugriff) und Bearbeiter (Schreibender Zugriff) auswählen. Alle berechtigten Benutzer werden abschließend per E-Mail benachrichtigt.

Diese Einladung zur Freigabe kann sowohl über Outlook als auch über die OWA angenommen werden. Die Annahme der Einladung in der OWA führt dazu, dass der freigegebene Kalender unter Weitere Kalender ganz unten aufgeführt wird und auch im Outlook unter Andere Kalender erscheint. Bei Annahme der Einladung im Outlook erscheint der Kalender dann ganz unten in Freigegebene Kalender, in der OWA erscheint der Kalender unter Kalender von Personen.

Eine Freigabe über Outlook funktioniert ähnlich, kann jedoch nur über Outlook (nicht in der OWA!) angenommen werden.

Hinweis:
Eine Bearbeiterberechtigung (Schreibzugriff) kann nur an Inhaber eines Exchange-Postfachs vergeben werden.
Wenn Sie den Kalender für einen Nutzer ohne Exchange-Postfach freigeben, wird ein ICS- und HTML-Link erstellt und an den jeweiligen Nutzer versandt. Jede Person, die diesen Link erhält, kann ohne Passwortabfrage auf den Kalender ausschließlich lesend zugreifen.