RRZE Anleitungen

RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 2 Bedienungsanleitung Verträge/Lizenzen verwalten

RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an: https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData

Schritt x: RRZE Kundenportal – Meine Verträge

Hier werden alle Verträge angezeigt, nicht nur Software, sondern z.B. Mail, Backup.

Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Lizenzen

Hier werden alle Lizenzen angezeigt.

Aktive Lizenzen werden bei der Menge in Grün dargestellt, nicht aktive in Rot.

Hinweis: Wenn eine Lizenz erst in späterer Zeit beginnt, wird diese bis zum Starttermin in Rot gezeigt.

Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Hierzu gibt es die Symbole Plus bzw. Drucker.

Hinweis: Soll eine Lizenz nicht mehr verlängert werden, wird unbedingt die unterzeichnete und an software@fau.de gesendete Rückgabeerklärung benötigt, die mit dem Druckersymbol zu erzeugen ist. Nur wenn die Rückgabeerklärung vorliegt, wird die Rückgabe im Vertrag gekennzeichnet und der Vertrag ist beendet. Liegt die Rückgabeerklärung nicht pünktlich vor Laufzeitablauf vor, dann wird die Lizenz automatisch verlängert.

Verringert sich dagegen nur die Anzahl der Lizenzen bei einer Verlängerung, muss die Rückgabe nicht zusätzlich angezeigt werden, da der vorherige Vertrag mit dem neuen verknüpft wird und die Reduktion der Menge daher im System eindeutig ist.

Ganz alte Verträge werden unter „Abgelaufene Verträge“ gelistet. Sie können nicht mehr bearbeitet werden.

Schritt x: RRZE-Kundenportal – Meine Rechnungen

Hier werden alle Rechnungen angezeigt. Download ist jederzeit möglich.

Nutzungsbedingungen: Was ist an der FAU bei Nutzung von Software mit Cloud-Services, Cloudspeicherdiensten und angebundenen Kollaborationstools zu beachten?

Rahmenbedingungen für die Benutzung von Cloudspeicherdiensten an der FAU

1. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung der Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Systemen und Verfahren der Informationstechnologie an der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (IT-R), § 4 Rechte und Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer Nr. 8. Es sei auch auf

• die Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software und
• das Informationssicherheitsmanagement an der FAU

verwiesen.

2. Die Nutzung der Software mit angebundenen Cloudspeicherdiensten erfolgt unter Beachtung der Lizenzbedingungen des Softwareherstellers. Zumeist ist der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen.

3. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen zum Sozialdatenschutz (§67 Abs. 1 SGB X; §80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§146 AO), Urheberrecht (§60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§203 StGB), Telemedienrecht, Archivrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung.

4. Es ist deshalb untersagt, die Cloudspeicherdienste für Daten mit folgenden Informationen zu nutzen (siehe auch Vertraulichkeitsklassen):
a) Daten, die Informationen enthalten, die bei Veröffentlichung oder Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der FAU führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. Im Regelfall sind solche Daten nur solchen Mitgliedern der FAU zugänglich, deren Kenntnis regelmäßig zur Bearbeitung der betreffenden Information und des damit zusammenhängenden Vorgangs zwingend erforderlich ist (vertrauliche Daten).
Beispiele hierfür sind:

• Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung)
• Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte)
• Forschungsdaten, die nicht ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind
• Technische Daten (Baupläne sensibler Räume, Netzwerkpläne)
• Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge, „Veraktetes“)
• Prüfungswesen (Gutachten und Korrekturen)

b) Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtung geheim zu haltende Informationen oder Informationen, die der Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Im Regelfall sind Daten mit solchen Informationen ausschließlich einem durch den/die Informationseigentümer/-in vorab definierten und dokumentierten Personenkreis zugänglich (streng vertrauliche Daten).

Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung.

5. Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information nach 3. oder 4. eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern.

6. Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das Notwendige zu beschränken und regelmäßig zu überprüfen.

7. Im Cloudspeicherdienst abgelegte und weiterhin benötigte Daten sind vom Benutzer oder der Benutzerin vor Ausscheiden aus der FAU eigenverantwortlich zu sichern und ggf. in universitären Speicherdiensten abzulegen. Eine Unterstützung bei der Migration der Daten kann die FAU resp. RRZE aus technischen Gründen (fehlende Zugriffsrechte) nicht leisten.

8. Es sind in diesem Zusammenhang die vom universitären Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten.

9. Die FAU haftet unbeschadet der Regelungen der DSGVO oder anderer gesetzlicher Regelungen nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der FAU entsteht. Eine standardmäßige Sicherung (Backup) der in externen Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die FAU erfolgt nicht.

Beschaffung von Software: Leitfaden für Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten

Empfehlungen zur Beschaffung von Software mit Kollaborationstools und Cloud-Diensten an der FAU

Vor der Beschaffung von Software

Die Lizenzbedingungen (und damit sowie mit dem Beschaffungsvorgang verbundene Dokumente) sind stets vor der Beschaffung sehr sorgfältig zu lesen. Dabei müssen die Rechte und Pflichten der Vertragspartner nicht nur hinsichtlich der Leistungserbringung, sondern auch hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz der Software sowie technischer Machbarkeit bewertet werden. Wichtige Fragen sind z.B.:

• Standort des Cloud-Anbieters und der Server – Datenschutzrecht, dem der Cloud-Dienst unterliegt
• Daten löschen, Nutzung beenden
• Datenverschlüsselung in der Cloud
• Konfiguration von Cloud-Diensten
• Schutz vor Fremdzugriffen, auch vor Zugriff durch den Cloud-Anbieter
• Sicherheitskennung.

Vor jeder Beschaffung von Software und Lizenzen sind die Einrichtungen der FAU gem. Beschaffungsrichtlinien verpflichtet, sich über evt. vorhandene Rahmenverträge und das zentrale Software-Angebot des RRZE zu informieren. Ist das gewünschte Software-Produkt nicht im Angebot, ist eine Anfrage an das RRZE per E-Mail an software@fau.de zu stellen. An diese E-Mail-Adresse können z.B. auch Fragen zu  Lizenzbedingungen gerichtet werden. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.

Ggf. ist die Software, die im weiteren Sinne auch ein IT-System darstellt, gem. IT-Richtlinie vom CIO zu genehmigen oder der Personalrat ist zu informieren. Es sind in jedem Fall Aspekte des Datenschutzes zu beachten, wenn Forschungs- und Arbeitsergebnisse sowie persönliche Daten von Mitarbeitern der FAU in fremden Clouds verarbeitet und gespeichert werden sollen.

Empfohlenes Vorgehen

1. Prüfung der Lizenzbedingungen und Softwareinformationen auf Nutzungsrisiken und technische Machbarkeit, ggf. unter Einbindung des RRZE. Siehe auch weitere Hinweise zur korrekten Lizenzierung.
2. Stellungnahme des RRZE zur Vorlage beim Referat H4 – Finanzbuchhaltung für IT-Beschaffungen, die nicht aus bestehenden Rahmenverträgen getätigt werden können. Die Stellungnahme ist vor einer Bestellung / vor einem Kauf beim RRZE einzuholen. Zum Formular.
3. Beurteilung des Cloud-Nutzungsservices durch den Datenschutzbeauftragten der FAU
4. Cloud-Services sind neue IT-Systeme, diese sind gemäß § 5 Abs. 4 CIO-Ordnung dem CIO-Gremium anzuzeigen, nachdem keine dem Einsatz entgegen stehenden schwerwiegenden Einwände des Datenschutzbeauftragten der FAU vorliegen.

Vor jeder Nutzung von Cloud-Diensten

Bevor eine Software mit angebundenen Kollaborationstools und Cloud-Services benutzt wird ist es ratsam, den Schutzbedarf der verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu analysieren.

Zudem ist es wichtig zu wissen, wie einfach oder umständlich es ist, Daten wieder aus der Cloud zu entfernen. Denn das Löschen von Daten in der Cloud ist nicht so einfach wie zu Hause auf dem Rechner. Cloud-Anbieter speichern häufig mehrere Kopien der Dateien in verschiedenen Rechenzentren, um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten. Manche Anbieter behalten Daten auch nach einer Kündigung oder „Löschung“ noch für einige Zeit für den Fall, dass die Kündigung oder Löschung zurückgenommen wird (was oft genug vorkommt). Daher empfiehlt sich ein Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters.

• Für personenbezogene Daten (sowohl mit dienstlichem als auch privatem Bezug) gelten die Bestimmungen des Datenschutzes. Auch Daten ohne Personenbezug können einen sehr hohen Schutzbedarf haben (zum Beispiel auf Grund von Geheimhaltungsvereinbarungen) oder weil andere rechtliche oder Vertraulichkeitsrisiken bestehen.
• Ein Schutzbedarf im Einzelfall wird grundsätzlich hinsichtlich der möglichen Gefahren für Betroffene, die Hochschule und Dritte (Projektpartner) bestimmt. Entsprechend dieser Gefahren sind die drei Informationssicherheitsschutzziele Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit jeweils differenziert zu betrachten. Und entsprechend differenziert müssen Vorkehrungen zur Sicherheit der Daten getroffen werden. Im Zweifel fragen Sie nach (Datenschutzbeauftragte, Beauftragte der Informationssicherheit). Aus dem Schutzbedarf der Daten folgt zwingend die Eignung oder Nicht-Eignung zur Speicherung in der externen Cloud. Im Falle von mehreren in Frage kommenden Kategorien ist die mit dem jeweils höchsten Schutzbedarf zu wählen.

Die Kategorisierung und Behandlung von Daten ist gemäß den Hinweisen zur Informationssicherheit der FAU vorzunehmen.

Lieferung (dienstliche Nutzung): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Lieferzeiten von dienstlicher Software

Frei verfügbare Software

kann bei zentral betreuten Rechnern im Softwarecenter (Windows) oder im Self Service (FAUmac) von den Benutzerinnen und Benutzer jederzeit selbst installiert werden. Ansonsten sind die IT-Beauftragten vor Ort zuständig.

Bei fachspezifischer Software, die zentral finanziert und nicht über die Softwareverteilung via MECM/SCCM bzw. das zentrale Management von Apple MacOS-geräten läuft, müssen die zuständigen IT-Beauftragten  ggf. eine Freischaltung durch das Software-Team veranlassen.

Bestellung von kostenpflichtiger Software im RRZE-Kundenportal und Bereitstellungsarbeiten

Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:

• den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
• Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)

Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.

Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.

• Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
• Auch der Download vom Download-Server https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss.
• Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.

Lieferung (Home Use): Mit welchen Lieferzeiten ist bei Software ist zu rechnen?

Kostenlose Software für Studierende

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de steht die Software zum Download bereit.

Kostenpflichtige Software für Studierende

Wurde die Bestellung in www.StudiSoft.de ausgelöst, wird sie vom Software-Team des RRZE nach Bestätigung des Zahlungseingangs freigeschaltet. Während der regulären Bürozeiten erfolgt die Freischaltung spätestens nach fünf (5) Arbeitstagen. Nach der Freischaltung wird eine E-Mail mit weiteren Anweisungen erzeugt und in der Auftragsverfolgung des StudiSoft-Portals ist der Auftragsstatus aktiv angezeigt.

Kostenlose Software für wissenschaftliche Beschäftigte (dienstliches Zweitnutzungsrecht, sog. Home Use)

Nach der Bestellung in www.StudiSoft.de werden die Anweisungen zum Bezug der Software angezeigt und der Auftragsstatus auf aktiv gestellt.

Es gibt zwei Arten des Softwarebezugs, die die Dauer bis zur tatsächlichen Nutzung der Software beeinflussen:

• direkt vom Anbieter/Hersteller (Weiterleitung zu externem Download/Portal)
• über die zuständige RRZE-Kontaktperson und die IT-Verantwortlichen.

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, ob die Installation auf einem Privatgerät oder Dienstgerät erfolgt.

• Bei Dienstgeräten muss die Basis-Lizenz zur dienstlichen Nutzung beim RRZE beschafft worden sein, um die zweite Lizenz kostenlos zu erhalten. Es muss ein gültiger RRZE-Software-Nutzungsvertrag für das jeweilige Produkt bestehen.
• Die Installation auf Dienstgeräten muss mit den IT-Verantwortlichen abgestimmt sein.

+++ Aktuelle Software-Meldungen +++

RRZE-Newsletter

Beschäftigte und RRZE-Kontaktpersonen, aber auch Studierende erhalten auf Wunsch regelmäßig Post vom RRZE.

Im RRZE-Newsletter gibt es immer auch die Meldungen über aktuelle Entwicklungen im Softwarebereich. Von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu geplanten Beschaffungen und Campusverträgen sowie technischen Entwicklungen werden aktuelle Informationen für die Softwarekunden des RRZE zusammengestellt.

Meldungen des RRZE

https://www.rrze.fau.de/infocenter/aktuelles/meldungen/

Filter nur Software-Meldungen: https://www.rrze.fau.de/category/software/

• Update-Service, Wartungen, wichtige RRZE-Mitteilungen

RRZE-Kontaktpersonen

Kontaktpersonen-Online-Sprechstunde

Sprechen Sie mit dem Software-Team persönlich in der offenen Sprechstunde. Jeden 3. Donnerstag im Monat.

Produktspezifische Informationen zu aktiven Nutzungsverträgen per E-Mail

z.B. Wartungen & Updates, geplante Veränderungen

Erinnerungsservice des RRZE-Kundenportals

über demnächst ablaufende Nutzungsverträge per E-Mail an die Bestellperson. Zur Unterstützung der effektiven Verwaltung von Lizenzen und Nutzungsverträgen.

Weitere Informationsquellen

• Ergänzende Informationen zu Betriebssystemen und z.B. zur zentralen Softwareverteilung an der FAU sind unter Windows-Systeme, Linux-Systeme und Apple-Systeme zu finden.
• Im FAUmac-Blog des RRZE werden betriebssystemspezifische Tipps und Informationen gepostet.
• Im CIO-Office-Blog der FAU finden sich ebenfalls viele IT- und Software-Tipps, die den Büroalltag zu erleichtern.
• Für einige Produkte des RRZE-Softwarekatalogs bietet das IT-Schulungszentrum des RRZE Kurse und Softwareschulungen an.

StudiSoft: Portal-Login und Software-Download (Home Use)

Start: Vor dem Software-Download Nutzungsberechtigung feststellen

• LB=Lizenzbereich: lizenziert für meine Hochschule/Einrichtung? (licensed for my university?)
• BG=Benutzergruppe: Studierende, Beschäftigte? sonstige Hochschulangehörige? (user group: students, staff? Other university members?)
• Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken. (Service regulations regarding the use of software on private devices can further restrict the staff user groups)

Schritt 2: www.StudiSoft.de Portal-Login

Das Portal www.StudiSoft.de benötigt eine Anmeldung. Diese erfolgt via Shibboleth.

• Hochschule aus der Liste auswählen und auf ‚Anmelden‘ klicken. Es erfolgt Weiterleitung auf die Anmeldeseite der Hochschule.
• Benutzerkennung mit Passwort erforderlich:
  • FAU-Angehörige: Es gilt die IdM-Benutzerkennung.
  • Angehörige der Regionalpartner-Hochschulen: Es gilt die Benutzerkennung der Hochschule.

Schritt 3: Softwareprodukt wählen

Im Begrüßungstext wird die Nutzergruppe angegeben: „Sie sehen die Artikel für Mitarbeitende/Studierende Ihrer Hochschule“.

Auch wenn Artikel angezeigt werden, ist nicht zwangsläufig eine Nutzungsberechtigung damit verbunden. Dienstvorschriften bzgl. der dienstlichen Nutzung von Software auf Privatgeräten können die Nutzergruppen weiter einschränken.

Nach Anklicken eines Artikels folgen weitere Informationen und Anweisungen.

ChemDraw Professional (Studierende)

Produktname: ChemDraw Professional (Studierende)

Lizenzbereich (LB): C = Campus: FAU

Preis: € 0,00

Laufzeit: Lizenz für die angegebene Laufzeit gültig

Kurzbeschreibung: ChemDraw® Professional ist ein Softwarepaket zur Erzeugung und Bearbeitung von chemischen Strukturen und Reaktionspfaden. Es enthält Features wie Chem3D Professional zur Visualisierung und Anpassung von 3D-Strukturen sowie eine Vielzahl von Werkzeugen für die Arbeit an biologischen Reaktionspfaden. Ein besonderer Glanzpunkt von ChemDraw Professional ist die Struct=Name-Funktion, welche z. B. IUPAC-Namen zu Strukturen umwandelt und umgekehrt.

• macOS, Windows
• Weitere Informationen beim Hersteller

ANSYS Multiphysics Academic Teaching (Studierende, Netzwerk)

Produktname: ANSYS Multiphysics Academic Teaching (Studierende, Netzwerk)

Lizenzbereich (LB): R = FAU, RRZE-Regionalpartner Hochschule für angewandte Wissenschaften Coburg, Otto-Friedrich-Universität Bamberg, Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm, Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt, Technische Universität Nürnberg, Universität Bayreuth

Preis: € 0,00

Laufzeit: o.A.

Kurzbeschreibung: Simulationsfunktionen über die gesamte Bandbreite von Physik, Ingenieurwissenschaften, Design und Branchen hinweg, und außerdem Funktionen für Einstieg und fortgeschrittene Forschung.

• Netzwerklizenz (Einzelplatzlizenz siehe Herstellerlizenzen)
• Linux, Windows
• Weitere Informationen beim Hersteller

ArcGIS von ESRI Teaching (Studierende, Netzwerk)

Produktname: ArcGIS von ESRI Teaching (Studierende, Netzwerk)

Lizenzbereich (LB): C = Campus: FAU

Preis: € 0,00

Laufzeit: bis 30.09.2022 (Semesterende)

Kurzbeschreibung: Geographisches Informationssystem für Umweltanalyse, Kartenerstellung, militärischen Bereich, Katastrophenschutz, Kommunen und Sicherheitsbehörden.

• Netzwerk
• Verfügbare Produkte und FAU-Nutzungshinweise siehe https://www.rrze.fau.de/hard-software/software/esri/
• Weitere Informationen beim Hersteller