RRZE-Kundenportal Verlängerung: Ich habe Softwarelizenzen vom RRZE und benötige diese weiterhin. Wie und wann kann ein Nutzungsvertrag für Softwarelizenzen verlängert werden?
Mit dem RRZE geschlossene Nutzungsverträge für Softwarelizenzen sind über ein Produkt, eine bestimmte Anzahl und eine bestimmte Laufzeit definiert. Ein Nutzungsvertrag endet durch
- Zeitablauf
- durch Kündigung (universitäre Einrichtung)
- durch Rückruf (RRZE)
Automatische Verlängerung von Nutzungsverträgen
Nutzungsverträge verlängern sich bei dauerhaft vorrätigen Produkten im Standard automatisch zum Ende der Laufzeit, sofern der Nutzungsvertrag nicht durch die universitäre Einrichtung beendet bzw. die Lizenz zurückgegeben wird.
Frühzeitig regelmäßig werden RRZE-Kontaktpersonen per automatisch generierter E-Mail aus dem RRZE-Kundenportal über demnächst zur Verlängerung anstehende Nutzungsverträge informiert.
RRZE-Kontaktpersonen haben folgende Optionen:
(1) Der Nutzungsvertrag soll verlängert werden. Im Kundenportal kann innerhalb von 3 Monaten vor Laufzeitende die Bestellung vorgenommen werden.
RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen:Plus-Zeichen am Vertrag, Bestellung absenden
Bei Bedarf kann die Anzahl verändert werden und die Laufzeit ist frei wählbar (innerhalb der Rahmenvertragslaufzeit oder max. 24 Monate).
(2) Ist die Verlängerung nicht gewünscht, kann die Lizenz (Gesamtanzahl) innerhalb von 3 Monaten vor Laufzeitende zum Laufzeitende zurückgegeben werden. Der Nutzungsvertrag endet mit der Rückgabe (siehe unten).
RRZE-Kundenportal - Meine Lizenzen: Drucken-Zeichen am Vertrag führt zu Rückgabe-Formular (Bildschirmausgabe)
Sonderfall keine automatische Verlängerung (Zeitablauf): Nutzungsverträge, deren Laufzeitende auf das Rahmenvertragsende gesetzt ist
Das RRZE bemüht sich um die dauerhafte Versorgung mit Lizenzen für die neuesten Produkte. Die Weitergabe und Verteilung von Lizenzen kann jedoch aufgrund der Befristung von Verträgen und der nur innerhalb der Frist bestehenden Preisbindung nicht über die vertraglich festgelegte Laufzeit eines Rahmenvertrags hinausgehen.
Gibt es einen Anschlussrahmenvertrag für die zugehörigen Nutzungsverträge, schaltet das RRZE die Verträge unter den neuen Bedingungen zur Bestellung frei (ggf. angepasster Preis oder Produktveränderungen) und informiert die RRZE-Kontaktpersonen, dass Bestellungen im RRZE-Kundenportal erfolgen können.
Sonderfall keine automatische Verlängerung (Zeitablauf): sonstige Nutzungsverträge
Individuelle Vereinbarungen sind mit dem Software-Team persönlich abzustimmen. Dazu gehören an der FAU auch CIP/WAP-Verträge.
Die Rückgabe von Lizenzen
wird über das RRZE-Kundenportal mittels Formular (Bildschirmausgabe) eingeleitet. Das Formular ist unterzeichnet an software@fau.de zu senden (papierloses Verfahren; ggf. erzeugte Papierdokumente verbleiben an der Einrichtung). Die Rückgabe wird vom Software-Team im RRZE-Kundenportal eingetragen und ist für die RRZE-Kontaktperson erkennbar.
Der Rückruf von Lizenzen
wird vom RRZE für den (seltenen) Fall veranlasst, dass der mit dem Lizenzgeber geschlossene Vertrag aus irgendeinem Grund wegfällt und das RRZE keine Lizenzen mehr zur Verfügung hat. Vorausbezahlte Lizenzgebühren werden den universitären Einrichtungen über die Restlaufzeiten der Nutzungsverträge gutgeschrieben.
Softwareverteilung (Home Use): fauXpas in memoriam
Über den Download-Server fauXpas (fau eXtended personal application software)
* 1998; † 13.05.2022
verteilte das RRZE über zwei Jahrzehnte hinweg Software an die Studierenden und die Beschäftigten der FAU sowie an die Regionalpartner-Hochschulen.
RRZE-Kundenportal Kundennummer (Kunu): Ich benötige eine neue Kundennummer für die Bestellung von RRZE-Dienstleistungen. Was muss ich tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.
- RRZE-Kontaktpersonen und
Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, - die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
- bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
- bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
- bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen
wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).
Hilfreiche Links
Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen sind gesammelt auf der Formularseite zu finden.
RRZE-Kontaktperson Personalwechsel: Was ist bei Ausscheiden und neuer Zuständigkeit zu tun?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE verwaltet das Kundennummernsystem des RRZE-Kundenportals und vergibt Kontaktpersonen-Kennungen für den Zugang zum RRZE-Kundenportal und weiteren Dienstleistungen.
- RRZE-Kontaktpersonen und
Einrichtungen der FAU bzw. der Regionalpartner-Hochschulen, - die noch keine RRZE-Kontaktperson bestimmt haben
- bei denen eine RRZE-Kontaktperson ausscheidet
- bei denen eine neue RRZE-Kontaktperson bestimmt wurde
- bei denen weitere RRZE-Kontaktpersonen aufgenommen werden sollen
wenden sich frühzeitig mit ihrem Anliegen per E-Mail an rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).
Hilfreiche Links
Die aktuellen Anträge für RRZE-Dienstleistungen sind gesammelt auf der Formularseite zu finden.
RRZE-Kundenportal Rechnungen: Wo finde ich die gestellten Rechnungen zu meinen Kundennummern?
Die Stabsstelle Haushalt und Controlling des RRZE veranlasst die Abrechnung von Dienstleistungen. RRZE-Kontaktpersonen wenden sich bei Fragen zur Abrechnung und zur Rechnungsstellung per E-Mail an rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem)
Gestellte Rechnungen zu einer Kundennummer (Kunu) sind jederzeit einsehbar: RRZE-Kundenportal - Meine Rechnungen. Download ist jederzeit möglich.
RRZE-Kundenportal Verträge: Ich möchte einen Vertrag einer anderen Kundennummer (Kunu) zuordnen. Was ist zu tun?
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen am besten per E-Mail an rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).
Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software
Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
RRZE-Kundenportal Rechnungen: Ich habe eine Rechnung erhalten und möchte den Empfänger ändern, weil jetzt ein anderer Lehrstuhl verantwortlich ist.
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).
Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software
Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
RRZE-Kundenportal Verträge: Ist es möglich, bei einem noch nicht abgerechneten Vertrag den Rechnungsempfänger nachträglich zu ändern und einen eigenen Bestelltext hinzuzufügen?
RRZE-Kontaktpersonen wenden sich mit ihrem Anliegen per E-Mail an rrze-faktura-support@fau.de (Ticketsystem).
Auszug aus den Bedingungen für die dienstliche Nutzung von Software
Nr. 5. Softwareprodukte dürfen nur auf dienstlichen Geräten im Zuständigkeitsbereich einer (1) RRZE-Kontaktperson installiert bzw. benutzt werden. Der Zuständigkeitsbereich einer RRZE-Kontaktperson umfasst an den Universitäten einen oder mehrere Lehrstühle, einen Fachbereich oder ein Institut, an den Hochschulen eine Fakultät.
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 0 Bedienungsanleitung für RRZE-Kontaktpersonen
Die Bedienung des RRZE-Kundenportals ist intuitiv und erfordert keine tiefergehende Schulung.
RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:
https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData
Im RRZE-Kundenportal
- gibt es eine Dokumentation und kontextsensitive Hilfen.
- Die Bedienoberfläche ist in deutscher und englischer Sprache.
- Eine RRZE-Kontaktperson kann die ihr zugewiesenen Kundennummern (Kunu) und die damit verbundenen Verträge und Lizenzen verwalten.
- Für eigene Auswertungszwecke können Vertragsdaten je Kundennummer (Kunu) exportiert werden.
- Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).
Eine Kurzanleitung für den Start
ist in der RRZE-Benutzerinformation BI97 veröffentlicht:
Kundenportal löst Softwarebestellung per Papier ab: schnell und bequem online bestellen
RRZE-Kundenportal Beschaffung von Lizenzen: 1 Bedienungsanleitung Bestellung
RRZE-Kontaktpersonen melden sich zunächst mit der IDM-Hauptkennung am Kundenportal an:
https://www.idm.fau.de/rzcrm/my/myData
Schritt 1: Im Menü links „Software bestellen“ wählen.
Die Anzahl zu bestellender Lizenzen muss zu dem tatsächlichen Bedarf und das Softwareprodukt muss zum tatsächlichen Nutzungszweck passen, so dass korrekt lizenziert wird.
Schritt 2: Bestellmaske ausfüllen.
Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Bei Verlängerungen sind einige Felder automatisch vorausgefüllt.
Kunu: Kundennummer eingeben.
Wenn bei „Kunus wählen“ mehrere Kundennummern ausgewählt sind, diejenige einstellen, auf die eine Lizenz bestellt werden soll.
Hinweis: Die Kundennummer muss vorher ausgewählt werden. Es sind lediglich Kundennummern zugelassen, die an der drittletzten Stelle (1. Ziffer der fortlaufenden Nummer) eine 0 haben.
Produkt: Geben Sie hier den Produktnamen ein.
Zur Beachtung: Produkt ist z.B. Adobe (nicht der Artikel).
Hinweis: Eine Auswahl erscheint, sobald mindestens zwei Zeichen eingegeben sind.
Artikel: Der Artikel erscheint zur Auswahl, sobald das Produkt eingegeben ist.
Die zur Auswahl anstehenden Artikel unterscheiden sich meist nur in der Plattform (z.B. Windows, macOS, Linux)
Hinweis: Sollte das Produkt nicht mehr erhältlich sein, erscheint hier kein Artikel.
Menge: Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Lizenzen ein.
Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.
Vertragsbeginn: Vorausgefüllt mit dem nächsten 1. des Monats.
Sollten Sie ein anderes Startdatum der Lizenz wünschen, können Sie dies ändern.
Hinweis: Handelt es sich um eine Verlängerung, wird automatisch der Monat nach Ablauf der zu verlängernden Lizenz voreingestellt.
Monate: Die gewünschte Laufzeit wird hier eingetragen.
Hinweis: Bei einigen Artikeln ist die maximale Laufzeit vorgegeben; Sie können dann nur bis zu diesem Datum bestellen.
Hinweis: Bei einigen Browsern (z.B. Firefox) ändert sich der Wert, wenn das Mausrad gedreht wird, bevor ein anderes Feld angeklickt wird. Vor dem Absenden der Bestellung muss unbedingt der Wert kontrolliert werden.
Individuelle Rechnungszusätze/Texte, die nicht über die Kundennummer abgebildet sind oder nicht in die vorhandenen Formularfelder des Vertrags eingegeben werden können, sind per E-Mail an software@fau.de zu melden. Die gewünschten Ergänzungen werden dann durch die Portaladminstration vorgenommen.
Schritt 3: Eingaben vor dem Bestellen prüfen.
Insbesondere auf richtige Anzahl und Monate achten.
Schritt 4: Software-Nutzungsvertrag bestätigen.
Nach der Bestellung erhält die RRZE-Kontaktperson:
- den Software-Nutzungsvertrag per E-Mail zur Unterzeichnung und Rücksendung an software@fau.de
- Zugang zum Software-Download (siehe Lieferung)
Nach Erhalt und Prüfung der Vertragsdokumente werden sie vom RRZE ins Kundenportal eingepflegt, so dass Verträge jederzeit für die Vertragspartner zugänglich sind.
Wurde die Bestellung ausgelöst, wird sie vom Software-Team im Kundenportal freigegeben.
- Sollten zusätzliche Lizenzschlüssel für das bestellte Softwareprodukt benötigt werden (z.B. bei SPSS, MAXQDA) oder Einträge auf den Servern license1-4 erforderlich sein, könnte dies noch einige Zeit dauern, bis der Zugriff möglich ist.
- Auch der Download vom Download-Server
https://www.lsd.rrze.uni-erlangen.de/ist eventuell nicht sofort möglich, da die Berechtigung noch übertragen werden muss. - Bevor personengebundene Lizenzen im Lizenzverwaltungsportal auf die Benutzerinnen und Benutzer zugewiesen werden können, gibt es eine Zeitverzögerung aufgrund der Datenübertragung. Nach der Lizenzzuweisung auf eine Person ist mit ca. zwei (2) Stunden Zeitverzug zu rechnen, bis die Lizenz (Abonnement) aktiv ist.
Die tatsächliche Nutzung der Software durch die Benutzerinnen und Benutzer ist darüber hinaus von
- den einrichtungsbezogenen IT-Prozessen bzgl. Installation der Software abhängig. RRZE-Kontaktpersonen sollten deshalb im engen Austausch mit den Systembetreibern (gem. § 5 IT-R) stehen.
- den Benutzerinnen und Benutzern und deren u.U. erforderliche Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen einer Software (z.B. elektronische Zustimmung im IdM)
Support bietet das Software-Team software@fau.de (Ticketsystem).