Wie erhalte ich Zugriff auf eine Shared Mailbox?
Um Zugriff auf eine Shared Mailbox zu erhalten, benötigen Sie die entsprechende Zugriffsberechtigung. Diese kann Ihnen der Manager der jeweiligen Shared Mailbox gewähren.
Voraussetzung für den Zugriff auf eine Shared Mailbox ist eine IdM-Kennung sowie eine aktive Zugehörigkeit an der FAU.
Als Manager einer Shared Mailbox können Sie diese im IdM unter Meine Exchange-Dienstleistungen verwalten. Dort finden Sie eine Übersicht aller Shared Mailboxen, die Sie betreuen. Um eine Person Zugriff zu gewähren, wählen Sie das entsprechende Postfach aus und klicken auf Bearbeiten.
Geben Sie nun die IdM-Kennung der Person im Feld „Berechtigte Person hinzufügen (Kennung)“ ein, die die Zugriffsberechtigung erhalten soll, und bestätigen Sie dies mit Hinzufügen. Sie können auch Zugriffsberechtigungen entfernen, indem Sie neben dem Eintrag der betreffenden Person auf Löschen klicken.
Damit sind die Zugriffsberechtigungen hinterlegt. Die berechtigte Person kann sich nun über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) an das Postfach anmelden und dieses in einem E-Mail-Client einrichten. Falls die Person ein persönliches Exchange-Postfach besitzt und dieses bereits in einem Outlook-Client eingerichtet hat, wird die Shared Mailbox automatisch verbunden. Bitte beachten Sie, dass es etwas dauern kann, bis die Berechtigung im Exchange-System übernommen wird.
Besitzt die berechtigte Person kein persönliches Exchange-Postfach, muss die Shared Mailbox manuell eingerichtet werden. Zudem kann sich die Person auch über die Weboberfläche an das Postfach anmelden, indem sie den direkten Link der Shared Mailbox verwendet.
Der direkte Link zur Shared Mailbox lautet: https://groupware.fau.de/owa/<E-Mail-Adresse>. Der Manager kann diesen Link ebenfalls im IdM unter Meine Exchange-Dienstleistungen finden, wenn das Postfach ausgewählt wird. Die Anmeldedaten sind stets die persönliche IdM-Kennung sowie das dazugehörige Passwort der Person.
Falls Sie die Rolle des Managers an eine andere Person übertragen möchten, finden Sie eine entsprechende Anleitung unter Manager für Funktionsadressen bearbeiten.
Manager einer Shared Mailbox ermitteln
Falls Sie den Manager der Shared Mailbox nicht kennen, können Sie diesen über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) ermitteln. Melden Sie sich an und klicken Sie oben links auf die neun Kacheln, um zum Reiter Personen zu wechseln. Suchen Sie dann die entsprechende Shared Mailbox, wählen Sie diese aus und wechseln Sie zum Tab Organisation. Dort finden Sie den Manager der Shared Mailbox. Ansonsten können Sie sich gerne an exchange@fau.de wenden.
