Wie richte ich eine Shared Mailbox in Outlook ein?

Eine von den Exchange-Administratoren für eine Person freigegebene Shared MailBox erscheint in der Regel bei der Person als neues Postfach in Outlook.

Standardmäßig wird eine Shared Mailbox, wie das Benutzer-Postfach, im Caching-Modus eingebunden. Caching-Modus bedeutet, das Postfach wird am lokalen PC zwischengespeichert und die Daten in regelmäßigen Abständen mit dem Server synchronisiert.

Solange nur eine Person mit der Shared Mailbox arbeitet, ist dies kein Problem. Arbeiten aber mehrere Personen an einer Shared Mailbox, werden Aktionen, wie E-Mail verschieben etc., sehr stark verzögert bei den anderen Personen angezeigt. Ein vernünftiges Arbeiten im Team ist somit mit einer Shared Mailbox nicht möglich.

In diesem Fall müssen Sie die Shared Mailbox vom Caching-Modus in den Online-Modus umschalten.

Dazu müssen Sie in Outlook folgende Maske aufrufen:

Wählen Sie zu erst den Reiter Datei aus.

Öffnen Sie im Menü Informationen, die Kontoeinstellungen und anschließend erneut Kontoeinstellungen.

Wählen Sie in den Kontoeinstellungen Ihre E-Mail-Adresse und anschließend Ändern aus.

Öffnen Sie als nächstes Weitere Einstellungen.

 

Wechseln Sie zum Reiter Erweitert, entfernen den Haken bei Freigegebene Ordner herunterladen und übernehmen Sie die Einstellungen.

Im Anschluss bestätigen Sie alles mit OK und starten Outlook neu. Nun betreiben Sie, wie empfohlen, Ihr persönliches Postfach im Caching-Modus und die Shared Mailbox im Online-Modus.